Gestiona ha desenvolupat mòduls i funcionalitats especialitzats a cobrir les necessitats plantejades per les necessitats d’arxiu i gestió documental.
Una part important dels actius d’informació generats a la plataforma existeixen en suport documental, i una altra bona part són dades, dades estructurades i bases de dades. Independentment del suport o format, tots aquests actius requereixen un tractament específic per ser gestionats basat en la correcta descripció, classificació i contextualització de tots els seus elements. Només així es pot garantir —més enllà de la seva validesa, pertinència i integritat, garantida a Gestiona partint de l’Esquema Nacional de Seguretat— la preservació i l’accés futurs al patrimoni informatiu generat en suports nativament electrònics.
Per definir i desenvolupar les eines integrades de gestió documental de Gestiona es va treballar braç a braç amb especialistes en gestió documental i arxiu dels àmbits públic i privat. El resultat d’aquesta col·laboració constitueix un element principal en el funcionament i la configuració de la plataforma Gestiona: la classificació i parametrització de categories arxivístiques s’integren plenament a la plataforma.
Aquestes categories no són “contenidors buits” en un programari informàtic, ni són “etiquetes” assignades a documents o expedients: Les eines de classificació, normalització i descripció, que hi ha als arxius, desenvolupades, i en mans dels experts en la matèria i fruit del desenvolupament teòric i pràctic de la disciplina arxivística, són funcions plenament integrades al motor de tramitació i funcionament del dia a dia de Gestiona.
Aquestes funcionalitats i eines es posen en joc, a més, en tot moment —des de la mateixa captura de qualsevol dada o document— i transversalment a tota l’organització. La classificació, els esquemes de metadades de gestió i el suport per a la descripció i normalització de la producció documental estan vinculats i integrats de manera completa a la plataforma, que està preparada per adaptar-se a les necessitats plantejades per aquest àmbit tant en l’àmbit de procés com de procediments, mòduls i actors responsables de posar-les en funcionament.
Llavors, el quadre de classificació i la resta d’eines arxivístiques es converteixen en eines d’ús diari en l’organització i per part dels seus empleats i usuaris tramitadors.
Són una guia, un suport i un element de control disponible des de la mateixa obertura d’un expedient —o captura en seu electrònica d’una sol·licitud ciutadana— i repercuteixen a tots els nivells de producció documental a Gestiona.
Constitueixen també la garantia organitzativa i tècnica que dota qualsevol actiu produït a Gestiona de les característiques i els elements necessaris per a la seva preservació i conservació, exigits per al tractament a llarg termini i garantia de l’accés a dades i documents independentment del suport en què fossin generats.
Eines i funcions de gestió arxivística: Responsables, rols i objectius
Gestiona fa ús, integra i fa seves les eines tècniques desenvolupades en l’àmbit arxivístic. La classificació per procediments i el quadre de classificació són elements indispensables en la implantació i utilització de la plataforma.
Mitjançant la seva configuració, es posen en funcionament pautes i automatismes de normalització en les descripcions i intitulacions de qualsevol element del sistema, de la sèrie al document, a més d’incorporar-se catàlegs de tipus documentals i esquemes de metadades de gestió i conservació d’implantació àmplia a Espanya.
Aquestes eines han estat desenvolupades perquè les configurin i les facin servir els responsables de gestió documental i arxiu de les organitzacions que utilitzen Gestiona. Com qualsevol altre element o mòdul de la plataforma, disposen d’opcions de configuració de gran profunditat que requereixen la intervenció activa dels responsables de cada organització, i es posen a la seva disposició per establir i definir el model de gestió i organitzatiu més adequat en cada cas.
| En aquest sentit, l’arxiu i els seus responsables tècnics tenen un rol especialment rellevant en la configuració i el manteniment de la plataforma. Ja des dels primers passos del procés d’implantació de Gestiona l’arxiu és un dels interlocutors principals, en contacte permanent amb els responsables del projecte. |
Altres subprocessos associats a la implantació o el funcionament de l’administració electrònica —com migracions de dades i documents existents o les integracions de Gestiona amb sistemes verticals de tramitació— han d’experimentar processos de transformació i contextualització en els quals els responsables de l’arxiu tenen molt a dir.
La classificació arxivística, la normalització documental, normalització de descripcions, i fins i tot la definició i el control de conjunts de dades personalitzats (establerts procés a procés) han de ser consensuats i definits per l’Arxiu i els responsables de la gestió documental. Des de la definició de tipologies documentals fins a les normes de captura de dades concretes, Gestiona fa ús de les decisions i les eines de control proveïdes des d’aquest àmbit d’especialitat.
