En la situació socioeconòmica en la qual ens trobem, es fa cada vegada més necessari l’eficiència en totes les facetes de la vida. Entre aquetes, ens trobem amb la necessària relació entre l’Administració i els seus administrats. En un escenari global d’incertesa econòmica i d’optimització de recursos, l’Administració té a la seva mà facilitar l’estalvi de les persones físiques i jurídiques que es relacionen amb ella, mitjançant la reducció de càrregues administratives.
Aquest procés neix als Països Baixos el 2004, després d’obtenir una estimació que el 3,6 % del PIB era conseqüència de les càrregues administratives. Sorgeix així la necessitat d’identificar i eliminar tant com sigui possible tota càrrega supèrflua als administrats, per tal de millorar la competitivitat del sector privat. Aquesta doctrina es plasma en el Model de Costos Estàndard (MCE).
Aquest esperit transcendeix a la resta de la Unió Europea, i ja, el 2009, el govern d’Espanya publica, dins de la Guia metodològica per a l’elaboració de la memòria de l’anàlisi d’impacte normatiu, una quantificació econòmica de les diferents càrregues administratives (vegeu Annex V. Mètode simplificat de mesurament de càrregues administratives https://www.mineco.gob.es/stfls/mineco/economia/ficheros/guia_metodologica_ain.pdf).
Aquesta taula s’ha convertit en un estàndard en el qual mirar-se per al conjunt de les nostres administracions. Moltes vegades, la quantificació dels estalvis és difícil de mesurar, però per al cas del que parlarem avui, ens basarem amb aquesta taula de referència. Així doncs, bona part de la dificultat d’anàlisi del Model de Costos Estàndard, que és la quantificació de cada acte dels administrats, ja ens ve donat per endavant.
Quan entrem a treballar el procés de simplificació administrativa, hem de planificar una sèrie de fites:
- Fita 0 – Gestió del canvi.
- Fita 1 – Identificar el conjunt de tràmits que han de realitzar els administrats.
- Fita 2 – Mesurar la població, taxa i freqüència de cada tràmit.
- Fita 3 – Enquesta al públic objectiu.
- Fita 4 – Establir una priorització de simplificació.
- Fita 5 – Anàlisi normativa.
- Fita 6 – Anàlisi comparativa.
- Fita 7 – Elaboració de proposta d’elements concrets a simplificar.
- Fita 8 –Monetització de la simplificació.
- Fita 9 – Modificació normativa derivada.
- Fita 10 – Implementació de la simplificació i potenciació de l’ús electrònic.
A continuació, desglossem les accions de cada fita.
Fita 0 – Gestió del canvi
Entenem el procés de simplificació com una tasca horitzontal i global a tota l’entitat. És per això que, en primer terme, els responsables de l’entitat hauran de divulgar i fer partícips els responsables de les diferents unitats gestores de l’abast i objectius del procés. Segons el nostre parer, afrontar aquest procés sense fer partícips les unitats productores dels tràmits és un error, ja que no només consumiran els tràmits una vegada simplificats els ciutadans, sinó també les àrees una vegada els rebin.
Fita 1 – Identificar el conjunt de tràmits que han de realitzar els administrats
La primera tasca que ha de dur a terme una administració és identificar el seu propi catàleg de tràmits que s’ofereixen als administrats. Aquesta feina va en la línia del Sistema d’Informació Administrativa – SIA https://administracionelectronica.gob.es/ctt/sia que és un estàndard per codificar i registrar la carta de serveis i tràmits que ofereix cada administració a la ciutadania.
Així doncs, aquesta identificació no s’ha de quedar únicament en llistar el nom de cada tràmit, sinó, conforme a SIA, cal recollir més informació: normativa aplicable, documentació a presentar, tercers als quals aplica, nivell de criticitat ENS, etc., i sobretot, si admet o no actualment la tramitació electrònica.
Així mateix, cal fugir del recurs fàcil d’únicament traslladar a l’inventari les instàncies actuals que s’ofereixen a ciutadans, associacions i empreses; perquè per la nostra experiència professional hem constatat que molts serveis solen redirigir l’administrat al mer emplenament d’una instància general. Així doncs, encara que l’Administració tingui molt pocs formularis de registre, el nombre de tràmits reals sol ser (és) molt superior.
Així mateix, cal identificar no només els tràmits que inicien el procés administratiu, com pot ser una instància de sol·licitud, com altres que es donen al llarg de la tramitació, com poden ser els models d’al·legacions, esmena, justificació, tramesa periòdica d’informació, etc.
Amb tot aquest treball inicial d’anàlisi, ja es pot construir a Gestiona un catàleg de tràmits i un catàleg de temes de registre. Però quedar-se allà seria merament digitalitzar el caos actual, i aquest no ha de ser l’objectiu final.
Fita 2 – Mesurar la població, taxa i freqüència de cada tràmit.
Una vegada que l’entitat ja té identificats els tràmits i els temes de registre, cal començar a catalogar cadascuna de les peticions que entren per registre. Aquesta és una tasca que hauria de ser empresa en ambdues fletxes temporals: d’una banda, a tota nova anotació que es produeixi, però de manera simultània, revisant tot el que ha anat entrant, almenys, a l’últim exercici.
L’objectiu és poder obtenir la informació següent de cada tràmit, almenys, de l’últim any natural:• Població: el conjunt de persones físiques i jurídiques susceptibles d’utilitzar el tràmit. En aquest aspecte, cal consultar dades pròpies de l’entitat amb dades objectives de padró d’habitants, registre d’associacions i registre d’empreses.• Taxa: proporció d’administrats que han realitzat efectivament el tràmit en el lapse de temps objectiu de l’anàlisi. Per obtenir la dada concreta, cal fer el càlcul de “tercers únics” dividit per “població”.• Freqüència: les vegades que a l’any l’Administració imposa el seu ús pel públic objectiu. Es tracta d’un coeficient que, si és anual, és 1; si és semestral, és 2; si és bianual, és 0.5; etc.
D’aquesta manera, s’utilitzarà, en l’àmbit de dades massives, el senzill càlcul, de cara a identificar la criticitat objectiva de cada tràmit, creuant-lo amb l’historial d’anotacions de registre d’entrades que hi ha a Gestiona.
A aquesta dada, cal desglossar, a més, el percentatge de tramitació en paper respecte de la tramitació electrònica; que ens revelarà quins tràmits encara no s’estan aprofitant de les noves tecnologies.
Fita 3 – Enquesta al públic objectiu
En paral·lel a aquest procés, es recomana que l’entitat faci una enquesta a una mostra de persones físiques i jurídiques, sobre la percepció del servei públic i dels tràmits.
Perquè sigui una enquesta útil, es recomana centrar-se en una mostra concreta d’usuaris partint de les dades que doni en l’àmbit de dades massives com més habituals en la tramitació administrativa a l’últim exercici.
En aquesta enquesta és fonamental obtenir, almenys, la informació següent:• Aspectes de millora que l’administrat proposi.• Problemes que li han sorgit en la tramitació administrativa.• Índex de satisfacció per tracte rebut i consecució de l’acte administratiu.• Estimació del grau i elements de millora del tràmit.• Estimació sobre eliminació, fusió o menor recurrència del tràmit.• Quantificació del temps utilitzat en la tramitació, ja no només temps efectiu davant de l’administració, sinó temps addicional previ o posterior a la tramitació.
Fita 4 – Establir una priorització de simplificació
Una vegada creuades les dades de població, taxa i freqüència de cada tràmit, l’entitat té una identificació objectiva de tràmits més crítics i menys crítics, a l’hora de simplificar. A aquesta priorització cal complementar-la per la visió subjectiva del ciutadà que ens aporta l’enquesta. I, amb ambdós criteris, hi cap la possibilitat de ser analitzades sota una tercera òptica, que és la dels compromisos en l’àmbit polític que tingui assumits la corporació per a la legislatura.
Aquest resultat de priorització permet a l’entitat ordenar i seleccionar els tràmits pels quals continuar treballant. En aquest aspecte, en funció del grau de maduresa de l’entitat i disponibilitat de recursos, el conjunt de tràmits seleccionats serà més gran o més petit.
Referent a això, amb un enfocament plurianual, l’objectiu és anar revisant en successius exercicis la totalitat de tràmits.
Fita 5 – Anàlisi normativa
S’entrarà a revisar la normativa que regula el conjunt de tràmits prioritaris seleccionats, diferents aspectes:• Diferenciar aquelles normatives de manera exògena (és a dir, que venen imposades per la legislació comunitària, estatal i/o autonòmica) de les pròpies de l’entitat (ordenances, reglaments).• Identificar l’origen normatiu de cada document sol·licitat al ciutadà.
Referent a això, cal citar l’article 28.3 de la Llei 39/2015:
(…) les administracions públiques no requeriran als interessats dades o documents no exigits per la normativa reguladora aplicable (…)
Amb aquest exercici, el resultat serà analitzar:• Dades i documentació exigida en virtut de norma exògena.• Dades i documentació exigida en virtut de normativa pròpia de l’entitat.• Dades i documentació exigida que manca de suport legal.• Tràmits que la normativa no exigeix o que es podrien transformar en proactius per l’Administració evitant que el ciutadà hagi de personar-se ni aportar documentació.• Tràmits que la normativa permet fusionar, evitant que el ciutadà hagi de personar-se de manera reiterada en el temps.
Fita 6 – Anàlisi comparativa
També cal fer una anàlisi comparativa a doble nivell:• Homogeneïtat endògena: Es revisarà la coherència de les dades i documents exigits en el tràmit en comparació amb altres tràmits propis similars. Seria incoherent exigir diferents dades i documents a un ciutadà en tràmits anàlegs, sense raó objectiva. • Homogeneïtat exògena: S’analitzarà el tràmit en relació amb tràmits homòlegs que s’ofereixen en altres entitats similars. S’ha de buscar un context comparable, en l’àmbit de mida i marc legal homogeni. És a dir, un municipi de 20.000 habitants de la Comunitat Valenciana haurà d’analitzar municipis d’una mida similar de la seva mateixa comunitat autònoma.
En aquesta anàlisi, obtindrem informació molt útil. D’una banda, detectarem si hi ha tràmits que es podrien unificar o homogeneïtzar. Per una altra, si hi ha aspectes que altres entitats estan tenint en compte que l’entitat encara no ha interioritzat.
Fita 7 – Elaboració de proposta d’elements concrets a simplificar
Com a resultat de totes aquestes anàlisis, cal obtenir una proposta de simplificació, que tindrà l’abast següent:• Tràmits que són susceptibles de ser eliminats o fusionats. Per exemple, tràmits innecessaris o repetitius en el temps.• Tràmits que són susceptibles de ser homogeneïtzats. Per exemple, una homogeneïtat en les dades de les diferents instàncies de subvencions, independentment del seu objecte.• Dades i documentació exigida en virtut de normativa pròpia de l’entitat que s’ha detectat que en entitats similars no es ve exigint.• Dades i documentació exigida que manca de suport legal.
És important fer partícips els responsables de les unitats tramitadores en aquest procés, de cara a la seva validació.
Fita 8 – Monetització de la simplificació
En aquest punt, hem de recórrer a la Guia metodològica per a l’elaboració de la memòria de l’anàlisi d’impacte normatiu que, en el seu Annex V. Mètode simplificat de mesurament de càrregues administratives, ens quantifica la càrrega administrativa als administrats.
Així, es pot destacar, entre altres, els costos següents:• Presentar una sol·licitud presencialment: 80 €• Presentar una sol·licitud electrònica: 5 €• Tramitació mitjançant intermediaris (bancs, metges…): 35 €• Presentació convencional de documents, factures o requisits: 5 € per document.• Aportació de dades: 2 € per dada.• Presentació d’un informe i memòria: 500 € per document.• Etc.
Cal tenir en compte que en ser xifres de 2009 que no s’han actualitzat a l’IPC acumulat des d’aleshores, aquestes xifres haurien d’adequar-se al moment objecte de l’anàlisi conforme a l’INE: https://www.ine.es/varipc/
Així doncs, amb aquesta monetització, es pot fer una estimació de costos al ciutadà del tràmit sense simplificar i del tràmit simplificat. I, una vegada obtingut el diferencial, hauria de ser multiplicat pel valor de taxa i de freqüència del tràmit abans determinat.
D’aquesta manera, es podria obtenir una taula molt senzilla, semblant a aquesta:
| Tràmit 1 | Recurrència anual | Tramitació sense simplificar | Objetiu | Tramitació simplificada |
| Document 1 – exigit per normativa exògena | 5 | 5 | ||
| Document 2 – exigit per normativa exògena | 5 | 5 | ||
| Document 3 – exigit per normativa pròpia com en altres entitats de l’entorn | 5 | 5 | ||
| Document 4 – exigit per normativa pròpia, però no en altres entitats de l’entorn | 5 | Eliminar | 0 | |
| Document 5 – exigit mancat de suport legal | 5 | Eliminar | 0 | |
| Dada 1 – coherent i exigit per normativa exògena | 2 | 2 | ||
| Dada 2 – coherent i exigit per normativa exògena | 2 | 2 | ||
| Dada 3 – innecessari i no exigit en normativa | 2 | Eliminar | 0 | |
| ∑ Registres d’entrada últim any | 2.500 | 77.500 | 2.500 | 47.500 |
| ∑ % tramitació presencial (80€) | 100 | 200.000 | 25 | 50.000 |
| ∑ % tramitació telemàtica (5€) | 0 | 0 | 75 | 9.375 |
| Total | 277.500 | 106.875 | ||
| Estalvi | -170.625 |
En aquest hipotètic “Tràmit 1”, en el qual es proposa suprimir dos documents (el 4 i 5) i una dada (la 3), juntament amb un impuls decidit en la tramitació electrònica, l’estalvi a la societat l’estimació seria de 170.625 €. Diners que la societat podria invertir en altres aspectes de la vida privada, i potenciar la inversió i/o el consum, millorant la salut econòmica del municipi.
Referent a això, aquesta és una monetització “ex-ante“, ja que es desconeixen dades com ara el % efectiu de l’ús electrònic i el volum de sol·licituds que arribaran a realitzar-se en el pròxim exercici. Així doncs, es pot obtenir una monetització “ex-post” l’any següent amb la dada real d’estalvi en el procés.
Respecte de la potenciació de l’ús electrònic, d’una banda, cal atendre les qüestions següents:• Identificació del percentatge de subjectes obligats utilitzen el tràmit, tenint en compte l’article 14.2 de la Llei 39/2015, respecte dels no obligats.• Així com identificació de tràmits i subjectes als quals es podria imposar la tramitació electrònica conforme a l’article 14.3 de la Llei 39/2015.• Que l’entitat pot subscriure conveni amb entitats públiques emissores de certificats electrònics o claus concertades, per tal de dotar-los de mitjans de cara a fomentar l’ús electrònic entre la ciutadania; Acció que hauria d’acompanyar amb la realització periòdica d’accions divulgatives a la ciutadana de l’ús electrònic.
Fita 9 – Modificació normativa derivada
En el procés de definició de la proposta de simplificació, es pot haver detectat normativa pròpia en què es basa la càrrega administrativa, i que toca modificar: Ordenances i reglaments. Així doncs, hi caben les mesures següents:• Supressió de tràmits i/o documents superflus i innecessaris.• Bonificació i/o exempció de taxes en cas de tràmits electrònics automatitzables, de cara a potenciar l’ús electrònic.
En aquest aspecte, aquells aspectes a simplificar que no es basin en una exigència de normativa pròpia, encara que poden ser implementats sense un acte formal, és aconsellable una resolució formal que acrediti el canvi en l’exigència.
Fita 10 – Implementació de la simplificació i potenciació de l’ús electrònic
Una vegada aprovada la modificació, s’implementaran els canvis en l’aplicació, de cara que siguin tramitats de manera ja simplificada, tant per la seu electrònica com a l’Oficina d’Assistència en matèria de Registres.
Referent a això, és important fer un exercici de divulgació ad intra i ad extra, de cara que tant els empleats com els administrats coneguin la nova realitat. Així mateix, com s’ha indicat abans, l’Administració ha d’implementar accions que potenciïn l’ús electrònic, com a font d’estalvi a la societat.
Conclusió
En aquest document s’ha repassat una proposta metodològica que es ve utilitzant des de Gestiona com a via cap a un mode electrònic i simplificat de la tramitació electrònica per tal d’impulsar econòmicament la societat.
