Firmar documentos con sello de órgano, envío de notificaciones automáticas, generación mecánica de documentos… Todas estas actuaciones son acciones automatizadas.
Actualmente, en la administración pública estamos abocados a una transformación de los procedimientos administrativos, a un cambio de cultura en la manera de tramitar.
La automatización supone que tareas realizadas por operadores humanos pasan a ser ejecutadas por un software o una máquina. Y esta cuestión se ha convertido en una acción necesaria para conseguir ventajas como la eficiencia o el control de la información.
¿Podemos automatizar todos los procedimientos administrativos?
A la hora de planificar en nuestra entidad una automatización de nuestro catálogo de procedimientos, la primera cuestión que tenemos que abordar es la identificación de tareas o acciones que se realicen en la tramitación de un procedimiento que sean repetitivas y mecánicas o que supongan una consulta o una verificación a una fuente interna o externa de datos. Estas tareas podrían ser susceptibles de automatizarse.
Por otro lado, deberemos descartar, como automatizables, aquellos actos o actuaciones que supongan un juicio de valor “humano” que difícilmente lo pueda hacer una máquina.
Paralelamente a esto, tendremos que reflexionar sobre aquellos procedimientos o partes del procedimiento que ya estén “maduros” en nuestra entidad. Trámites que se gestionen de manera recurrente y que estén claramente normalizados e interiorizados por los trabajadores.
En definitiva, una vez hecha esta reflexión, veríamos que podríamos llegar a automatizar al cien por cien y de principio a fin, algunos procedimientos administrativos sencillos. Por ejemplo, un certificado o volante de empadronamiento, una bonificación tributaria…
Y en los supuestos de procedimientos más complejos, podríamos llegar a automatizar algunas partes o piezas del procedimiento.
En este sentido, podríamos preguntarnos qué partes del procedimiento administrativo están normalizadas y se ejecutan de manera similar una y otra vez.
Los procesos de resolución administrativa son un ejemplo de tramitación recurrente en una entidad. Este proceso consiste en lo siguiente: en primer lugar, el área o centro gestor emitirá una propuesta de resolución, que en su caso pasará por fiscalización, posteriormente, se resolverá por el órgano administrativo correspondiente y por último, se notificará si procede.
Este proceso de resolución tiene piezas que sí se podrán normalizar, pero no se van a poder automatizar, por ejemplo, la emisión de la propuesta o el informe de fiscalización, ya que suponen elementos que contienen un juicio de valor por parte de un técnico.
Sin embargo, en el proceso de resolución tenemos elementos que sí pueden ser automatizados como, por ejemplo, la generación automática de un decreto o la notificación posterior.
El decreto es el resultado de la suma de la propuesta de resolución y de la fiscalización y la notificación es el traslado de este contenido al interesado. Si aseguramos la trazabilidad y el seguimiento de las acciones realizadas podremos automatizar esta parte del procedimiento.
¿Qué marco jurídico necesitamos tener aprobado para automatizar el procedimiento administrativo?
El concepto jurídico del que estamos hablando cuando nos referimos a la automatización del procedimiento, es el de la «actuación administrativa automatizada»
En este sentido, el artículo 41 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, las define como cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una administración pública en el marco de un procedimiento administrativo y en el que no haya intervenido de forma directa un empleado público.
En caso de utilización de la actuación administrativa automatizada deberán establecerse previamente una serie de puntos, como, por ejemplo, cuál será el órgano competente responsable a efectos de impugnación o los supuestos de utilización de los sellos electrónicos o CSV.
Por otro lado, en la sede electrónica deberemos publicar una relación actualizada de las actuaciones administrativas automatizadas vinculadas a los servicios, procedimientos y trámites, así lo establece el artículo 11 del Real Decreto 203/2021, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos.
Todas estas cuestiones, las podremos instrumentar en una resolución o decreto que nos establezca un marco jurídico seguro para la ejecución de estos automatismos.
Ventajas de la automatización del procedimiento
La automatización del procedimiento es una cuestión que va a reportar beneficios para la organización.
La automatización conllevará un ahorro de tiempo, esfuerzo y recursos, liberando a los trabajadores de tareas manuales y rutinarias y derivándolos hacia trabajos más cualificados y de valor.
Además, con el establecimiento de un proceso automatizado se asegura un control y transparencia de la información, dando seguimiento y trazabilidad a las acciones realizadas.
Y por último debemos tener en cuenta que, un proceso automatizado es un proceso medible con indicadores objetivos.
En conclusión, tenemos por delante un cambio de cultura en la tramitación administrativa, la automatización del procedimiento nos llevará a transformar a la administración pública en una administración ágil y capaz de optimizar los recursos y el tiempo.
