El curso “escritorio de tramitación” es el núcleo principal del Programa de Certificación de usuarios administradores en Gestiona. Su objetivo principal es acompañar al alumno en el tránsito del procedimiento manual al automatizado.
A través de este viaje, el usuario administrador aprende a dominar de una forma natural todas las posibilidades que la herramienta dispone en la parametrización y normalización del procedimiento administrativo.
Con una metodología eminentemente práctica basada en el trabajo en grupo de casos reales, se provoca en los alumnos un debate reflexivo del uso de cada funcionalidad; puesto que al ser Gestiona una aplicación flexible e hibrida, nos podremos encontrar casos en los que a una entidad le convenga la tramitación libre y otros en los que sea necesario un proceso más guiado.
Uno de los elementos de éxito de este curso es su enfoque práctico, en espacios de trabajo presenciales y online.
Por un lado, realizamos talleres presenciales grupales en nuestras instalaciones, enfocados a sacar el máximo rendimiento a las funcionalidades de Circuitos de Resolución, Actos Plurales, Tramitación Reglada, etc.
El planteamiento metodológico de estos talleres pretende que los alumnos profundicen, no sólo en el conocimiento y dominio de las funcionalidades de Gestiona, sino, y sobre todo, que reflexionen en común acerca de los diferentes usos de las mismas, que analicen buenas prácticas, hallazgos, etc. poniéndose en valor las experiencias individuales de todos los alumnos a lo largo de las sesiones y los ejercicios prácticos.
Otro de los espacios de trabajo son los talleres online en los que el docente acompaña al alumno en el proceso de asimilación de contenidos a través de estas sesiones prácticas, en las que se muestran ejemplos de uso de funcionalidades avanzadas del escritorio de tramitación de Gestiona, a fin de cubrir tanto el aspecto didáctico, como empezar a abrir el debate y la reflexión entre los asistentes. En estas videoconferencias, además, los alumnos preguntan sus dudas acerca de los contenidos teóricos que se ofrecen en la plataforma de formación.
Respecto a los contenidos del curso en la plataforma de formación, destacamos que el curso de escritorio de tramitación se compone de cinco módulos, en los que se avanza progresivamente desde la tramitación libre hasta la tramitación automatizada.
Como eje central de esta normalización administrativa, encontramos una de las principales herramientas de normalización de Gestiona: el circuito de resolución, gracias al cual la entidad va a garantizar que se notifica lo que se resuelve, y se resuelve lo que se ha propuesto desde un área gestora.
De forma paralela, los alumnos descubren las posibilidades que ofrece Gestiona en materia de tramitación reglada del proceso de instrucción del expediente, que permite a las unidades tramitadoras definir una secuencia ordenada de tareas y documentos, incidiendo en las posibilidades que tiene de cara a la automatización del procedimiento, tanto a nivel de apertura automática y condicionada de expedientes, como de implementación de lógicas en la tramitación sin intervención humana.
Entre los contenidos del curso, destacamos el “redescubrimiento” que los alumnos hacen de los circuitos de tramitación, una funcionalidad de Gestiona que permite aplicar acciones automatizadas o flujos de tramitación específicos sobre un documento.
Para muchos de ellos, reflexionar sobre esta funcionalidad “tradicional” de Gestiona, ha sido un ejercicio muy interesante porque les ha permitido tomar alcance y dimensión de una herramienta, fundamental dentro del escritorio de tramitación, y responsable de parte del éxito que ha tenido Gestiona como plataforma de modernización de la tramitación administrativa en las Administraciones Públicas.
La experiencia de las primeras ediciones de la Certificación de usuarios administradores realizadas a lo largo de 2022 nos está demostrado que está suponiendo un salto cualitativo para las Administraciones que han asistido. Están “sacando jugo” a Gestiona y avanzando en la simplificación y automatización del procedimiento. Además, nos cuentan que se abre un proceso virtuoso en el que los alumnos interactúan entre sí de forma habitual para compartir los nuevos hallazgos e ideas de uso avanzado de la plataforma.
En definitiva, como hemos comentado, el curso del Escritorio de Tramitación se ha planteado como una herramienta central de la certificación, con la que el alumno aprende, junto a otros compañeros, a reflexionar sobre sus propios procedimientos y simplificándolos a base de “construir” su propia tramitación normalizada.
Accede al trámite de solicitud de inscripción para poder participar en el programa de certificación de Gestiona:
