El circuit de resolució és una funcionalitat de Gestiona que ens permet normalitzar (i fins i tot automatitzar) la fase més important d’un expedient administratiu, que és la resolució. S’aconsegueix una garantia procedimental, ja que es notifica el que es resol, i es resol el que es proposa, evitant errors humans típics del copia-enganxa. A més, si la resolució comporta una despesa, no es podria resoldre sense la prèvia fiscalització de l’òrgan de control intern. En resum, aconseguim automatismes i garanties legals en el procés.
Com que pràcticament qualsevol tipus de procediment té almenys un moment resolutori, suposa que la implantació d’aquests circuits tingui un caràcter universal a tota una administració. Això és, a l’hora de posar-lo en marxa, el normal és que toqui implicar totes les unitats que tramiten expedients.
Gestiona ens ofereix un model mixt d’ús dels circuits, que permet a l’entitat invertir esforços de parametrització en aquells actes resolutoris més crítics (ja sigui per massius o per delicats).
Arribats a aquest punt, com el duem a terme? Sempre he pensat que no existeixen dues entitats iguals, ja que al final la decisió de com utilitzar Gestiona pot ser variada en funció de les seves necessitats, prioritats o hàndicaps. Són les persones les que decideixen com utilitzar el programari. No obstant això, en aquest article plasmaré una metodologia típica d’implantació global del circuit de resolució que està funcionant amb èxit.
Això em recorda a allò de la piràmide de Maslow, on en la base hi ha el satisfer les necessitats més bàsiques i a la cúspide, les més elevades. Amb el circuit de resolució podem jugar amb aquesta piràmide. I m’explico.
L’ús més bàsic del circuit és fer ús dels circuits genèrics que venen per defecte; l’un per a resolucions amb despesa i l’altre per a resolucions sense despesa. L’esforç en configuració per a una administració és mínim: només he de parametritzar qui té competència per resoldre (tant col·legiat com unipersonal), com es firmen les esmentades resolucions/acords, i quins tipus de recursos caben en els diferents procediments.
Una vegada fet això, qualsevol empleat de qualsevol departament per a qualsevol procediment pot fer ús “lliure” del circuit genèric (amb despesa o sense). En aquest punt, cada vegada que calgui resoldre un expedient, utilitzarà el circuit i haurà de redactar els textos de fets, fonaments de dret i part dispositiva que s’utilitzaran als tres documents que es generaran en cascada (proposta, resolució i notificació), i escollir qui resoldrà l’expedient, a qui notificarem i quin tipus de peu de recurs s’aplica.
Fent això, ja tenim coberta la necessitat més bàsica de la piràmide. Estem aconseguint que totes les propostes, resolucions i notificacions siguin generades amb garanties al meu expedient electrònic.
Però clar, fins a quin punt hi ha d’haver tanta llibertat en el procés més crític? L’esglaó següent a la piràmide és que els empleats no tinguin tanta llibertat en aspectes com ara qui resol un determinat procediment. És a dir, això està establert a la normativa, en les delegacions que fa l’alcalde/president/Ple/Assemblea de torn. O quin tipus de peus de recurs s’aplica.
Per pujar a aquest segon esglaó, hi ha organitzacions que comencen a “capar” l’ús del circuit genèric i comencen a crear circuits personalitzats en cada procediment, en el qual almenys configuren qui resol i quin tipus de peu de recurs s’aplica al cas concret. L’empleat té menys llibertat en l’ús i l’entitat té més garanties que la seva gent treballa “com cal”.
Però clar, en aquest esglaó encara hi ha “llibertats”, ja que, en els textos dels fets, fonaments de dret i part dispositiva, pot continuar redactant el que s’estimi en cada cas.
Aquí arribem al següent esglaó de la piràmide. I consisteix a treballar unes plantilles base amb dades personalitzades del tesaurus, perquè l’empleat ja no hagi de redactar textos, sinó que se cenyeixi a emplenar determinades dades (o heretar dades prèviament emplenades en la instància i en la instrucció de l’expedient). Aquí aconseguim grans automatismes, ja que podríem arribar que l’expedient “es resolgui sol”. Però clar, suposa un esforç afegit per entendre la resolució, normalitzar-la, sistematitzar-la i parametritzar-la. Esforç que el normal, com ja vam veure al seu dia, implica que hagi d’escollir per on començar.
Aquí Gestiona té dos potents eines que m’ajudaran a “furgar” per detectar qui té més gana. I són, d’una banda, la cerca avançada, i de l’altra, Analiza. En ambdues utilitats es fa ús de Qlik Sense. I aquí podria detectar, per exemple, quins procediments són els més utilitzats, qui genera més resolucions, etc.
Bé, ja sabem qui necessitaria més parametrització, per la qual cosa caldria consensuar i després parametritzar aquestes plantilles i aquestes dades de tesaurus.
És aquest nivell la cúspide de la piràmide de Maslow? Doncs no. Perquè precisament aquells expedients més massius que, a més, siguin homogenis es podrien beneficiar dels actes plurals. És a dir, amb un únic acte resolutori podríem arribar a resoldre simultàniament “n” expedients de la mateixa naturalesa, i a cada interessat notificar-li el que li toca.
Així, a la cúspide de la piràmide tenim els actes plurals dels quals ja vam parlar en un altre moment.
Es poden simultaniejar els diferents nivells: unes resolucions amb actes plurals; d’altres mitjançant textos normalitzats; d’altres definint únicament l’òrgan resolutori i el peu de recursos; i les menys, continuaran recorrent al genèric.
Ara, serà l’administració mateixa la que decidirà on invertir esforços. O, fins i tot, prescindir d’algun ús, com el genèric. I com sempre, tornem a parlar de les persones. Seran les persones de l’entitat les que al final decidiran com utilitzar Gestiona en el dia a dia. Algunes voldran l’autorealització (la tramitació automàtica) i d’altres en tindran prou amb subsistir (complir la llei), que no és poc.
