El artículo 36.3 de la Ley 39/2015, ofrece una potente arma de simplificación, que es la de resolver de forma plural actos de la misma naturaleza. Textualmente, la norma nos dice lo siguiente:
3. Cuando deba dictarse una serie de actos administrativos de la misma naturaleza, tales como nombramientos, concesiones o licencias, podrán refundirse en un único acto, acordado por el órgano competente, que especificará las personas u otras circunstancias que individualicen los efectos del acto para cada interesado.
Bajo esta premisa, en Gestiona construimos la funcionalidad de los Circuitos de Resolución plurales, que nos permite que, en un único acto resolutorio, se resuelvan múltiples expedientes, notificando a cada interesado el texto concreto que le ataña, sin que pueda ver la información del resto de interesados.
En el siguiente artículo vamos a exponer una serie de recomendaciones para sacarle el mayor partido posible a la herramienta, y lograr simplificar lo máximo posible la tramitación administrativa.
En primer término, proponemos dos labores previas de análisis. Por un lado, tratar de ilustrar en un diagrama, la secuencia de actos y documentos. En un procedimiento a instancia de parte, podríamos encontrarnos con un flujo semejante a este:
Y por otro lado, identificar las variables que vamos a usar. Por ejemplo, en un procedimiento de concesión de licencias urbanísticas, nos encontraremos datos como los datos del solicitante, la fecha de solicitud, el objeto de la obra, el emplazamiento, etc. Estos son datos que podemos estar obteniendo directamente desde la solicitud que nos realice el interesado (bien por la sede electrónica, bien desde la oficina de asistencia), por lo que podemos aprovechar la confección de un trámite externo que los recabe. Pero también tendremos otros datos que surgirán del análisis que hagan los técnicos (por ejemplo, si se informa favorable o desfavorablemente, si cabe requerir que se subsane la solicitud, etc).
Así pues, tendremos que trabajar los tesauros para tener bien informado el expediente individual derivado de cada solicitud.
Para esto, es muy útil que definamos una tarea de tipo formulario (de segunda generación) que se abra automáticamente y se asigne al empleado que haya abierto el expediente para que revise y/o cumplimente dichos datos. Pero también, recomendamos que los documentos de juicio de valor, como los informes técnicos, se hagan desde una tarea de tramitación reglada de tipo documento. Es un proceso óptimo, porque el técnico heredará en la plantilla los datos previos, y sólo tendrá que informar los propios de la valoración técnica.
De esta manera, vamos a ir recogiendo los datos esenciales del expediente individual. Datos que por un lado nos podremos llevar a la resolución, y, además, pueden desencadenar cambios de flujo y de estados del expediente.
Así, la siguiente recomendación es trabajar los estados específicos de los expedientes individuales. Por ejemplo, podremos jugar con los siguientes: Pendiente de informar, pendiente de subsanar, informado favorablemente, informado desfavorablemente, resuelto, desistido, etc. En este aspecto, Gestiona ofrece la libertad de crear los estados que estimemos a nivel de “actividad”, que utilizaremos después en el expediente individual, conforme se vaya finalizando las tareas de tramitación reglada.
Una vez tenemos informados con datos y estados los expedientes individuales, es cuando podremos empezar a trabajar el circuito de resolución plural.
Nuestro consejo es crear un procedimiento distinto al individual, a fin de que desde un expediente transversal lancemos el Circuito de Resolución plural, y asegurar la protección de datos personales.
En la confección del circuito de resolución plural tendremos que elegir los datos relevantes de los expedientes individuales que queremos que se muestren en la resolución. Un consejo, a fin de proteger datos personales, será citar sólo algún dato identificativo, ocultando otros. Por ejemplo, citar el número de expediente y NIF del interesado, pero no mostrar el nombre. Sobre todo, si nos encontramos en expedientes sancionadores, por ejemplo.
Gestiona viene por defecto con reglas de validación para que impidan que las notificaciones “se mezclen” entre expedientes, primando la seguridad jurídica y la protección de datos personales
A este respecto, el circuito de resolución plural va a necesitar tanto el NIF (para hacer la notificación) como el número de expediente (para guardar copia parcial de la resolución). Además, Gestiona viene por defecto con reglas de validación para que impidan que las notificaciones “se mezclen” entre expedientes, primando la seguridad jurídica y la protección de datos personales.
Llegados a este punto, podremos decidir si en un único acto resolutorio queremos resolver tanto las licencias que se concedan como se denieguen; o si preferimos ceñirnos a las de un tipo. Así pues, podremos utilizar los estados de los expedientes para filtrar, por ejemplo, los expedientes individuales que están en el estado “listos para resolver”, los que estén “informados favorablemente”, u otro estado que estimemos conveniente.
Este filtro de procedimiento + estado lo podremos predefinir por circuito de resolución plural, para evitar que el empleado que vaya a utilizarlos escoja erróneamente tanto expedientes de otros procedimientos, como los que estén en otros estados no deseados (por ejemplo, pendientes de informar).
Otra recomendación que damos es trabajar adecuadamente los textos que tendrán, tanto la propuesta y la resolución por un lado, como las respectivas notificaciones individuales por otro.
Para la propuesta y la resolución, predefiniremos los contenidos de un anexo donde nos mostrará en cascada los datos de todos los expedientes individuales seleccionados. Por ejemplo, número de expediente, NIF del interesado, objeto de la obra y emplazamiento. Dicho anexo se generará automáticamente cada vez que lancemos el circuito, una vez identifiquemos los expedientes concretos que irán en esa “remesa”, y se incluirá al final de los PDFs de la propuesta y de la resolución/acuerdo.
Sin embargo, para la notificación individualizada, el sistema construirá un PDF distinto en el que sólo ofrecerán sólo los datos específicos concretos del interesado, sin mostrar los datos del resto de interesados de esa “remesa”. El sistema generará tantos PDFs como expedientes hubiere. En cada expediente individual se almacenará la respectiva notificación y desde allí haremos el seguimiento de su entrega.
También podremos elegir que nos almacene en los expedientes individuales una copia parcial de la resolución/acuerdo que muestre únicamente los datos del interesado.
Además, hilaremos que se cambie el estado del expediente individual a “resuelto”, por ejemplo, a fin de controlar cuáles ya han pasado por el circuito, y cuáles aun están listos para resolver.
Os animamos a que utilicéis estas funcionalidades, puesto que va a permitir agilizar y simplificar la tramitación administrativa. Por ejemplo, es habitual que en una sesión de un órgano colegiado queramos incluir en un único punto del orden del día la resolución de todas las licencias tramitadas en la semana, y que podamos dar cuenta de múltiples expedientes en una única votación, automatizando masivamente las notificaciones a cada interesado. De forma análoga, en expedientes de subvenciones, sancionadores, y un largo etcétera.
