Desde la entrada en vigor de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, y la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, que consagran el derecho de las personas a relacionarse por medios electrónicos con las administraciones públicas, la evolución del porcentaje de trámites que se realizan de manera electrónica respecto del total de los presentados crece de manera exponencial con el paso de los años, tal y como reflejan los datos que obtenemos de OBSAE (https://dataobsae.administracionelectronica.gob.es). Uno de los factores que ha facilitado este incremento, es la constante evolución de la tecnología con la que cuentan las administraciones públicas que permite a las entidades ser interoperables y hacer de la simplificación administrativa una realidad.
En este caso, nos centraremos en el potencial que se obtiene de la parametrización de los trámites que puede presentar el ciudadano desde la sede electrónica o la oficina de asistencia en materia de registros.
Esta nueva funcionalidad va a permitir crear instancias dinámicas e inteligentes que vayan modificando tanto el contenido fijo como los campos rellenables del formulario, en función de la información que cumplimente el ciudadano.
Para poner en marcha este desarrollo, desde la configuración de los trámites externos de Gestiona, se van a poder crear secuencias de contestación no lineales de manera sencilla. La clave es trabajar mediante secciones condicionadas a las elecciones que tome el ciudadano en campos selectores, de esta manera se nutre a las instancias de un contenido variable que se ajuste a las decisiones de la persona que está realizando el trámite.
El fin de ello, es que el ciudadano se dé cuenta de lo sencillo que es utilizar la sede electrónica y completar dichos formularios, que dependiendo de sus respuestas van a decidir el tipo de solicitud que quieren realizar, consiguiendo una interconexión más personalizada y disminuyendo el tiempo de tramitación. Por lo tanto, la administración recibirá una documentación concreta, una instancia más clara y limpia por parte del ciudadano.
¿Qué beneficios implica este grado de personalización?
En la práctica, este nivel de configuración va a aportar mayor envergadura a la sede electrónica por diversos motivos. Desde un mismo trámite va a permitir recoger lo que antes representaban varios; esto supone una simplificación administrativa, tanto para la entidad que ahorra en tiempo de configuración, como para el tercero, que con menos conocimiento del tramite administrativo va a ser capaz de escoger el camino adecuado. Un ejemplo claro es el de las licencias de actividad, en vez de crear un trámite para sus diversos fines (licencias de actividades clasificadas, inocuas, establecimientos, viviendas turísticas…) crearemos un único tramite y a través de los campos seleccionables iremos guiando al ciudadano.
Otro de los aspectos a destacar, es la captura de los datos que cumplimente el solicitante para su posterior explotación en el expediente. Esta información la vamos a poder utilizar durante la vida administrativa del expediente incorporándolos a formularios, documentos, tareas o para el filtrado y búsqueda del expediente electrónico. Esto aporta mayor valor al dato, dándole una perspectiva de usabilidad que se aleja de la visión estática y lineal del mismo que se podía entender antes.
¿Qué hacemos con la documentación específica de un trámite?
Esta nueva funcionalidad no solo va a permitir crear formularios volátiles que se adaptarán a el trámite que realmente quiera presentar el solicitante, sino que también nos va a permitir condicionar la documentación a aportar en función de las decisiones que hayan tomado en la instancia.
Poniendo la vista en el potencial que esto conlleva, se puede asegurar que agiliza el proceso de revisión de la documentación por parte de la administración, evitando la aportación de documentos innecesarios. Desde el punto de vista del ciudadano simplificará el proceso de tramitación evitándole presentar documentación innecesaria, con el beneficio en tiempo y por consiguiente en el grado de satisfacción que esto implica.
Reflexión final
Para concluir, solo queda destacar que los trámites inteligentes son sinónimo de simplicidad, eficacia, seguridad, interoperabilidad, espacio y tiempo para los interlocutores de esta funcionalidad. El fin del proceso de transformación digital de los organismos públicos no es otro que aportar mayor calidad de servicio a sus ciudadanos, por ello todo cambio que nos estimule a avanzar en este objetivo tenemos que recibirlo como una funcionalidad que aporta valor a nuestra entidad, que nos permite continuar evolucionando el futuro de la administración electrónica y acercándola al ciudadano.
