Todos los que trabajamos en el ámbito de la contratación pública hemos tenido que lidiar con la situación de desconcierto que supone la aparición de la figura de la huella electrónica, temida por los organismos públicos y, sobre todo, enemiga de muchos licitadores.
Y es que, a pesar de haber pasado ya más de 3 años desde aquel 9 de marzo de 2018 en el que entró en vigor la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público (en adelante, LCSP), hoy en día, siguen siendo continuos los supuestos en los que las mesas de contratación se encuentran ante la tesitura de tener que excluir a un licitador por no haber terminado de presentar la oferta por huella electrónica al desconocer los pasos a seguir.
Por esta razón, con este breve artículo espero poder arrojar algo de luz que permita descifrar el enigma que presenta esta figura, entrando a especificar su concepto y detallando las actuaciones a realizar tanto por licitadores como por las mesas de contratación.
¿A quién hacemos referencia cuando hablamos de huella electrónica?
En la búsqueda de poder definir con precisión el concepto de huella electrónica, en primer lugar, vamos a acudir a la regulación de la LCSP, donde el apartado 1 h) de la Disposición adicional decimosexta sobre el uso de medios electrónicos, informáticos y telemáticos, describe la huella electrónica como “el conjunto de datos cuyo proceso de generación garantiza que se relacionan de manera inequívoca con el contenido de la oferta propiamente dicha, y que permiten detectar posibles alteraciones del contenido de esta garantizando su integridad. Las copias electrónicas de los documentos que deban incorporarse al expediente”.
Es decir, se trata de un sistema de asegurar que la oferta electrónica que se ha intentado publicar en la Plataforma de Contratación del Sector Público (en adelante, PCSP), y que por algún problema técnico no se ha terminado de completar, se pueda presentar en un momento posterior asegurando que no ha sido modificada ni abierta por la mesa de contratación, dando cumplimiento con todos los principios de transparencia que rigen la tramitación de una licitación electrónica.
El citado precepto va más allá del plano teórico y entra en el práctico, especificando que en estos supuestos de huella electrónica “el envío por medios electrónicos de las ofertas podrá hacerse en dos fases, transmitiendo primero la huella electrónica de la oferta, con cuya recepción se considerará efectuada su presentación a todos los efectos, y después la oferta propiamente dicha en un plazo máximo de 24 horas”.
Ahora bien, detalla que de no efectuarse esta segunda remisión en el plazo indicado se considerará que la oferta ha sido retirada. Motivo, por el que son excluidos los licitadores que no siguen estos pasos creyendo que han presentado su oferta satisfactoriamente.
Algo que debe dejarse claro es que de ningún modo la emisión del justificante de presentación de huella electrónica supone que exista un error achacable a la PCSP. Así, lo refleja la propia PCSP en su Guía de Preparación y Presentación de ofertas (versión 7.0), especificando que las causas están relacionadas, por lo general, con la conectividad del propio licitador. Por ello, recae en el licitador la responsabilidad exclusiva de completar la oferta en el plazo de 24h siguiendo los pasos marcados por la ley.
En este sentido, más que un inconveniente de la presentación de ofertas electrónicas en la PCSP se trata de un mecanismo, que en cumplimiento con la Disp. Ad 16 de la PCSP, ofrece la Plataforma para garantizar el ejercicio del derecho a licitar a todo licitador incluso cuando las condiciones de conexión no fueran las más optimas.
Una vez que tenemos claro a que nos enfrentamos cuando nos encontramos ante un justificante de presentación de huella electrónica, llegamos al punto clave de este asunto, que no es otro que concretar las actuaciones que deben realizarse tanto por parte del licitador para poder terminar de presentar la oferta satisfactoriamente, como por la mesa de contratación para poder abrir y valorar la oferta siguiendo los cauces establecidos legalmente.
Permite asegurar que la oferta electrónica que por algún problema técnico no se ha terminado de completar, se pueda presentar en un momento posterior asegurando que no ha sido modificada ni abierta por la mesa de contratación.
¿Qué pasos debe dar el licitador para remitir la oferta completa al Órgano de Asistencia?
En el momento en el que al licitador le salta el justificante de presentación de huella electrónica empieza a contar el crono, recordando que tiene 24h para completar la presentación de la oferta, existiendo dos posibles vías para hacerlo.
En primer lugar, la opción preferible para todos y que hace que todo se quede en un susto, el licitador puede volver a intentar enviar la documentación telemáticamente por la herramienta de presentación de ofertas clicando en el botón de “Enviar documentación”.
Si en este segundo intento se consigue finalizar correctamente el envío de la oferta, el licitador ya puede respirar tranquilo, debido a que se le va a generar un nuevo justificante de presentación de oferta en el que constan ambos envíos, la fecha de envío de la huella y la fecha de este segundo intento con la oferta íntegra, sin que el licitador tenga que hacer más actuaciones.
Por el contrario, si vuelve a fallar el envío de la oferta nos encontramos ante la necesidad de acudir a la segunda de las opciones habilitadas para terminar de presentar la oferta, originaria de innumerables quebraderos de cabeza.
El licitador debe descargar la oferta que ha estado intentado presentar, para ello, sin salir de la herramienta de presentación de ofertas tiene dos formas de hacerlo, desde la pestaña “EXPORTAR PROPUESTA” y desde el botón “Descargar documentación” situado dentro de la pestaña “PREPARAR ENVÍO”. De esta forma se descarga la oferta electrónica en formato XML, que es el formato en el que debe de ser enviada a la entidad. En este punto, es esencial que el archivo no sea editado o modificado, debido que no coincidiría con la oferta presentada originalmente inutilizando la oferta descargada.
Una vez que disponemos de la oferta descargada es momento de enviarla a la entidad, incluso si ha finalizado el plazo de fin de presentación de ofertas, siempre que se haga dentro del margen de 24 horas que nos marca el justificante de presentación de huella electrónica. Y para ello, se establecen dos posibles formas de hacerlo, a través de su registro electrónico o guardando el archivo en un soporte electrónico y enviarlo al registro físico de la entidad.
Hay que ser cuidadoso en seguir los cauces establecidos, en ocasiones, algunos licitadores ante el desconocimiento de la figura y temerosos de no hacer llegar la oferta a tiempo han procedido a enviarla en formato físico o en soporte electrónico, pero no en formato XML, adjuntando la documentación por ejemplo en formato PDF, motivos por los que han terminado por ser excluidos por la mesa de contratación.
¿Qué actuaciones tiene que realizar la Mesa de Contratación para poder abrir y valorar la oferta presentada correctamente desde la PCSP?
Si el licitador ha podido presentar la oferta completa al volver a intentar el envío no es necesario realizar ninguna actuación concreta, simplemente abrirá la documentación y la valorará igual que la del resto de los licitadores quedando registradas las fechas de presentación de la huella electrónica y la presentación definitiva de la oferta completa.
Por el contrario, en caso de haber tenido que recurrir el licitador a la descarga y envío de la oferta en formato XML es necesario que la mesa de contratación suba a la PCSP el archivo para poder abrir y valorar la oferta juntamente con las del resto de licitadores. Así, reunida la mesa de contratación, desde el acto de apertura y calificación administrativa debe clicar en “Añadir oferta presencial” y elegir la opción de “Soporte electrónico”. A continuación, clicando en el botón de “Incorporar Oferta” permite adjuntar el archivo en formato XML.
Una vez adjuntada la oferta, ¿cómo podemos saber si o hemos hecho correctamente? Continuando con el acto de apertura y calificación administrativa para proseguir con la tramitación, al ir a abrir el sobre de dicho licitador se puede comprobar como la oferta ha pasado de estar en tipo de Huella Electrónica a Electrónica, siendo este el indicativo de que se ha subido correctamente la oferta del licitador, permitiendo la apertura del sobre y valoración de la oferta con normalidad.
Algunas recomendaciones para tener en cuenta
Y, para poder acabar con la incertidumbre que genera esta figura, se puede optar por seguir algunas recomendaciones que permitan facilitar el trabajo a las mesas de contratación y a los licitadores.
Por parte de los organismos públicos muchas entidades han optado por aportar más información a los licitadores, incluyendo algunas notas prácticas y aclaratorias en el pliego de cláusulas administrativas del contrato y en el anuncio de licitación. Es común ver indicado el horario de soporte que ofrece la PCSP a los licitadores, los pasos descritos para terminar de presentar la oferta satisfactoriamente en caso de que se les genere el justificante de presentación de huella electrónica, aclarando su concepto y especificando que la emisión del justificante no supone por si solo la presentación de la oferta.
Por último, en lo que se refiere a los licitadores una práctica aconsejable es ponerse en contacto con la entidad en el momento en el que se va a proceder al envió de la oferta en formato XML, para ponerle en aviso de su situación y que el Órgano de Asistencia pueda anticiparse y prepararse para poder adjuntar la oferta correctamente en la PCSP.
Algunos licitadores ante el desconocimiento de la figura han procedido a enviarla en formato físico o en soporte electrónico, pero no en formato XML, motivos por los que han terminado por ser excluidos por la mesa de contratación.
