¿Existe el “copia-pega”? Migración de información: Estrategia

En la actualidad, la gran mayoría de las entidades disponen de herramientas tecnológicas para realizar su trabajo. En el momento de adquisición de una nueva herramienta, es necesario transferir la información que trabajamos del sistema anterior al sistema recién adquirido.

Nos encontramos, ante un proceso de migración de información. Este proceso constituye un factor fundamental para el éxito del nuevo proyecto

Según un estudio de Gartner de 2020, “para 2023 alrededor del 70% de las organizaciones necesitaran migrar a nuevos sistemas de bases de datos”.

El objetivo que subyace en un proceso de migración es conseguir que los usuarios de las herramientas puedan disponer de la información anterior para continuar su labor en el nuevo sistema, además de mantener en la actualidad la información histórica de la entidad.

Es necesario implementar un proceso de migración, de manera que se transfiera los datos de diferentes formatos (archivos, bases de datos, sistemas de almacenamiento) de un origen a un destino, y en el camino es posible / necesario que se transforme la información.

Desde su visión general, el proceso de migración podría parecer sencillo:

copia-pegar la información, pero no debemos banalizarlo o subestimarlo.

Hay pilares importantes, que subyacen que debemos tenerlos muy presentes:

  • Integridad. La información debe mantener su precisión, integralidad y coherencia. Pueden existir procesos de transformación, pero no para el cambio de la información, sino para la contextualización de la misma.
  • Autenticidad. Es necesario garantizar la autenticidad de la información a migrar. Sobre todo en el caso de documentos electrónicos, se debe asegurar a lo largo del tiempo, las características originales del documento respecto al contexto, la estructura y el contenido.
  • Confidencialidad. La información sólo puede ser accesible por aquel personal autorizado a tener acceso, de manera que se traslade al nuevo sistema las políticas de accesibilidad a la información.
  • Protección. Un proceso de migración conlleva la apertura de permisos a aplicaciones, fuentes de datos y archivos, hay que garantizar la seguridad de la información en estos momentos de cambio.
  • Conservación. Tener en cuenta laconservación dela información conforme a las políticas o prácticas que pudieran tener definidas en la entidad.
  • Disponibilidad. La información debe estar disponible cuando se la necesita en el nuevo sistema.

Entre las principales claves ante un proceso de migración debemos tener cuenta las siguientes:

  • Estrategia clara y completa de la migración.
  • Metodología, técnicas y procedimientos a llevar a cabo en el proyecto de migración.
  • Conocimiento sobre la información a migrar y el alcance de la misma. Es muy importante tener en cuenta, que no toda la información es transferible y que deben existir procesos de transformación.
  • Infraestructura de sistemas. Determinar los sistemas hardware y software se van a utilizar en todo el proceso.
  • Equipo de migración. En un proyecto de migración participa un equipo multidisciplinar: Técnico, Funcional y de Gestión.

Con estas consideraciones, se ve necesario trabajar en un plan de migración detallado. Desde la comunidad de especialistas en migración propone un plan de migración de 7 fases:

  • FASE 1. Planificación previa a la migración. Evaluar la viabilidad del proyecto de migración. ¿Coste? ¿Resultado? ¿Entorno seguro? ¿Política de migraciones?
  • FASE 2. Iniciación del proyecto. Realizar el plan de comunicación a todas las partes interesadas en el proyecto. ¿Acuerdos? ¿Requisitos de hardware? ¿Requisitos de software?
  • FASE 3. Análisis del entorno. Analizar la estructura, significado, contenido y contexto de los datos. ¿Diccionario de datos de alto nivel? ¿Calidad d ellos datos? ¿Limitaciones tecnológicas? ¿Recursos disponibles?
  • FASE 4. Diseño de la solución. Determinar los datos a mover, las transformaciones de origen a destino y la creación del diseño final. ¿Qué datos, diccionario de datos detallado? ¿Transformaciones a realizar? ¿Entornos a usar?
  • FASE 5. Crea y prueba. Implementar el desarrollo del proyecto de migración y pruebas de la migración en un entorno de preproducción, que sea fiel reflejo del entorno de producción.
  • FASE 6. Migrar y validar. Migrar cumpliendo los requisitos y validando los datos que se han migrado.
  • FASE 7. Retirada y supervisión. Cerrar el proyecto, poniendo fin a todos los entornos y desechar los sistemas antiguos.

Fuente: https://www.datamigrationpro.com/data-migration-checklist-planner

De estas fases que se proponen, lo que subyace es la importancia de tener una estrategia clara de migración que minimice los riesgos y garantice los pilares del tratamiento de la información. No debemos olvidar el objetivo: cambio de solución tecnológica, pero nunca debemos menospreciar el proceso de migración de información.

Como siempre la información es poder y el poder está en el dato y su contexto.

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