Gestión documental y rol del archivo en el funcionamiento de Gestiona

Gestiona ha desarrollado módulos y funcionalidades especializados en cubrir las necesidades planteadas por las necesidades de archivo y gestión documental.

Una parte importante de los activos de información generados en la plataforma existen en soporte documental, y otra buena parte constituyen datos, datos estructurados y bases de datos. Independientemente del soporte o formato, todos estos activos requieren de un tratamiento específico para su gestión basado en la correcta descripción, clasificación y contextualización de todos sus elementos. Solo así puede garantizarse -más allá de la validez, pertinencia e integridad de los mismos, garantizada en Gestiona en base al Esquema Nacional de Seguridad- la preservación y acceso futuros al patrimonio informativo generado en soportes nativamente electrónicos.

Para la definición y desarrollo de las herramientas integradas de gestión documental de Gestiona se trabajó codo con codo con especialistas en gestión documental y archivo de los ámbitos público y privado. El resultado de esta colaboración constituye un elemento principal en el funcionamiento y configuración de la plataforma Gestiona: la clasificación y parametrización de categorías archivísticas se integran plenamente en la plataforma.

Estas categorías no son “contenedores vacíos” en un software informático, ni son “etiquetas” asignadas a documentos o expedientes: Las herramientas de clasificación, normalización y descripción que existen en los archivos, desarrolladas y en manos de los expertos en la materia y fruto del desarrollo teórico y práctico de la disciplina archivística, son funciones plenamente integradas en el motor de tramitación funcionamiento del día a día de Gestiona.

Desarrollo del modelo de gestión documental en Gestiona

Estas funcionalidades y herramientas se ponen en juego, además, en todo momento -desde la misma captura de cualquier dato o documento- y de forma transversal a toda la organización. La clasificación, esquemas de metadatos de gestión y soporte para la descripción y normalización de la producción documental están vinculados e integrados de forma completa en la plataforma, que está preparada para adaptarse a las necesidades planteadas por este ámbito tanto a nivel de proceso, como de procedimientos, módulos y actores responsables de ponerlas en funcionamiento.

El cuadro de clasificación y resto de herramientas archivísticas se convierten entonces en herramientas de uso diario en la organización y por parte de sus empleados y usuarios tramitadores.

Suponen una guía, un apoyo y un elemento de control disponible desde la misma apertura de un expediente -o captura en sede electrónica de una solicitud ciudadana- y permean a todos los niveles de producción documental en Gestiona.

Constituyen también la garantía organizativa y técnica que dota a cualquier activo producido en Gestiona de los elementos y características necesarios para su preservación y conservación, exigidos para el tratamiento a largo plazo y garantía del acceso a datos y documentos independientemente del soporte en que fueran generados.

Herramientas y funciones de gestión archivística: Responsables, roles y objetivos

Gestiona hace uso, integra y hace suyas las herramientas técnicas desarrolladas en el ámbito archivístico. La clasificación por procedimientos y el cuadro de clasificación son elementos indispensables en la implantación y utilización de la plataforma.

Mediante su configuración, se ponen en funcionamiento pautas y automatismos de normalización en las descripciones e intitulaciones de cualquier elemento del sistema, de la serie al documento, además de incorporarse catálogos de tipos documentales y esquemas de metadatos de gestión y conservación de amplia implantación en España.

Estas herramientas han sido desarrolladas para su uso y configuración por parte de los responsables de gestión documental y archivo de las organizaciones que utilizan Gestiona. Como cualquier otro elemento o módulo de la plataforma, disponen de opciones de configuración de gran profundidad que requieren de la intervención activa de los responsables de cada organización, y se ponen a su disposición para establecer y definir el modelo de gestión y organizativo más adecuado en cada caso.

En este sentido, el archivo y sus responsables técnicos tienen un rol especialmente relevante en la configuración y mantenimiento de la plataforma. Ya desde los primeros pasos del proceso de implantación de Gestiona el archivo es uno de los interlocutores principales, en contacto permanente con los responsables del proyecto.

Otros subprocesos asociados a la implantación o funcionamiento de la administración electrónica -como migraciones de datos y documentos existentes o las integraciones de Gestiona con sistemas verticales de tramitación- deben experimentar procesos de transformación  y contextualización en los que los responsables del archivo tienen mucho que decir.

La clasificación archivística, la normalización documental, normalización de descripciones, e incluso la definición y control de conjuntos de datos personalizados (establecidos proceso a proceso) deben ser consensuadas y definidas por el Archivo y los responsables de la gestión documental. Desde la definición de tipologías documentales hasta las normas de captura de datos concretos, Gestiona hace uso de las decisiones y herramientas de control provistas desde este ámbito de especialidad.

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