Herramientas para la estructuración de datos por procesos

El desarrollo actual de Gestiona está orientado plenamente a la interacción documentos-datos-activos de información. La estructura y funcionalidades de la plataforma se están centrando en la definición de procesos y procedimientos orientados al dato y a la estructuración de dichos datos. Este paradigma, que no es nuevo en el ámbito de la administración electrónica, es la referencia principal que va a permitir transformar definitivamente las administraciones y la naturaleza de la tramitación administrativa.

El diseño de procesos orientados al dato Gestiona se ha desarrollado principalmente en cuatro ejes de actuación principales:

  • Definición, control y trazabilidad de los conjuntos de datos, y su interacción con los procedimientos de una organización.
  • Utilización de las estructuras de datos como elementos en que sustentar lógicas de proceso automatizadas o semiautomatizadas.
  • Captura, representación e incorporación de los datos en documentos electrónicos.
  • Análisis y explotación de los datos definidos y capturados en el proceso.

La transformación de la administración desde lógicas puramente basadas en la práctica “analógica” y centrada en el papel (o en la generación de PDF, su transposición) pasa inexcusablemente por la capacidad de sustituir o complementar la producción de documentos por la producción de datos organizados, estructurados, utilizables y por supuesto sujetos a conservación, preservación y archivo.

Solo desde esta perspectiva de orientación al dato es posible transformar el paradigma heredado de la administración en papel. El arrastre de bloques de texto o la reutilización de fórmulas narrativas a lo largo de un proceso son una solución a corto plazo, que debe ser combinada con elementos adicionales (OCR, motores de búsqueda cada vez más sobrecargados) para ser efectiva. Esta dinámica es, además, insostenible a largo plazo.

Para sustituir estas lógicas, Gestiona orienta sus funcionalidades a la definición, generación e incorporación de estructuras de datos controladas y contextualizadas plenamente en el proceso de captura, que serán parte integral de los documentos generados

Definición, control y trazabilidad del conjunto de datos

El primer elemento diferencia para esta transformación orientada al dato es la posibilidad de crear y definir estructuras de datos concretas para procedimientos o para familias de procedimientos. Estos conjuntos de datos serán necesariamente complementarios a otros sets de datos orientados a la gestión, conservación y preservación de los documentos y activos de información correspondientes a dichos procedimientos (tales como los metadatos mínimos obligatorios para cada nivel, metadatos de valoración, conservación, etc.).

El modelo de datos personalizado del procedimiento no es una herramienta meramente descriptiva

Para ello, Gestiona ha desarrollado funcionalidades que permiten:

  • Definir en detalle cada uno de los datos existentes en el conjunto de datos de un procedimiento o familia, incluyendo tipología del dato, normas de información e incorporación, y lógicas adicionales asociadas (Por ejemplo, susceptibilidad de anonimización de dichos datos).
  • Controlar el proceso completo de la captura de dichos datos: estableciendo dónde, cuándo, cómo y quién captura cada uno de los datos y variables de información.
  • Persistencia del valor del dato a lo largo de la tramitación. Una vez incorporado un dato o variable, este es consultable y reutilizable en cada una de sus representaciones a lo largo del proceso, haciendo su tratamiento y gestión eficientes al máximo bajo la premisa de captura única del dato.
  • Trazabilidad y auditoría de la utilización e incorporación de dichos datos, incluyendo información relativa al momento de la captura del dato, y actor que ejecuta dicha captura.

El modelo de datos personalizado del procedimiento no es una herramienta puramente descriptiva, sino que va a permitir establecer lógicas de proceso y de procedimiento basadas en las variables contenidas en los datos concretos, permitiendo el trazado de flujos de tramitación basados en dichos valores.

Flujo de procesos orientados al dato

El resultado de la puesta en funcionamiento de estas herramientas son procedimientos alimentados no ya de documentos (que también) sino de procedimientos alimentados por datos estructurados y definidos, descritos y utilizados en la tramitación de dichos procesos, e incorporados en su caso en los documentos electrónicos en que se consolidan, siguiendo la filosofía de dato único y captura única vez del dato.

Del documento al dato y del dato al documento-uso y representación en documentos

La interacción entre captura de datos y disposición de los mismos en el expediente y sus documentos se convierte entonces en un elemento con entidad propia a definir dentro de un proceso. ¿Es necesario plasmar toda la tramitación administrativa en documentos electrónicos? ¿Podemos sustituir documentos no ya no esenciales, sino innecesarios, por evidencias auditables? ¿en qué casos es requisito indispensable la generación de documentos administrativos, y en qué casos podemos centrarnos en la simplificación y el rediseño de procedimientos?

Mediante la transformación de procesos a procesos orientados al dato se abre la posibilidad de afrontar estas y otras preguntas.

En Gestiona, mediante estos desarrollos, la interfaz de captura de datos es idéntica a la interfaz de generación de documentos: la disposición de los datos estructurados y capturados (o no) en un documento electrónico es una decisión totalmente configurable por parte de los responsables de la gestión documental de cada organización.

Así, los datos capturados en un expediente se van a poder utilizar y reutilizar a lo largo de su tramitación. Desde la sede electrónica -capturados por el ciudadano- hasta la resolución, los datos permanecen y están disponibles para su incorporación en formularios, tareas, o documentos electrónicos. Se garantiza de esta manera la autenticidad, pertinencia y validez de los datos aportados, sumándose a los ya mencionados sistemas de auditoría y trazabilidad de uso y captura de los mismos.

La interacción entre captura de datos y disposición de los mismos en el expediente y sus documentos será un elemento con entidad propia

Los datos son entonces los activos mínimos de información que se incorporarán, en su caso, en los diferentes documentos electrónicos generados, según pautas de generación y formatos predefinidos y editables.

Análisis y explotación de datos. Integración de herramientas de análisis de datos.

El elemento final y que viene a culminar y a justificar definitivamente la transformación administrativa orientada al dato es la incorporación de herramientas de análisis, explotación y disposición de los datos generados y capturados mediante herramientas de Analítica, Business Intelligence y Big Data.

La incorporación de estas herramientas, siguiendo la filosofía de integración total de Gestiona tiene como características principales:

  • Plena integración de las herramientas de analítica en la plataforma de administración electrónica. Vertebración de funcionalidades de análisis en la plataforma Gestiona.
  • Extracción, acceso, análisis y explotación de datos en tiempo real: en el mismo momento de incorporación de los datos estos están disponibles en las herramientas de análisis.
  • Plena integración de los conjuntos de datos personalizados en las herramientas de análisis. Contextualización de datos y de modelos de datos en base a procedimientos definidos.

Control y conservación de los datos

Como hemos visto, la adopción de este nuevo paradigma conlleva nuevas necesidades funcionales, de gestión y organizativas. Persistiendo la necesidad de conservación y acceso a los documentos producidos por una organización, que forman parte del patrimonio documental de toda la ciudadanía, nacen ahora necesidades de tratamiento, conservación y preservación específicos para los datos generados, los conjuntos de datos definidos y en definitiva del conjunto de activos de información producidos en las mismas.

De la misma manera que en el caso de los documentos electrónicos, las organizaciones deben dotarse con medios y aplicaciones que, como Gestiona, permitan no solo la creación de campos o datos en las mismas, sino el control, definición, diseño y contextualización de modelos de datos basados en lógicas de negocio, procedimientos, así como clasificación y categorías archivísticas. Solo así podremos satisfacer las necesidades presentes y futuras de conservación y acceso a la ingente cantidad de información que ya a día de hoy estamos generando.

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