La analítica de Gestiona como herramienta de democratización del dato

Medir es una necesidad consustancial a cualquier actividad humana orientada a la generación de resultados. Analizamos y medimos datos para validar y ajustar procesos que nos permitan mejorar y optimizar recursos.

Esto no es fruto de ninguna necesidad que no tuviéramos ayer. Lo que ha cambiado es la cantidad de datos que somos capaces de generar, y por extensión, que tenemos la necesidad de analizar para ser competitivos, eficaces y eficientes.

El motor de tramitación de Gestiona es un claro ejemplo de esto. Si atendemos a su evolución, vemos que los desarrollos que ha tenido en los últimos años han ido encaminados a articular sistemas de captura de información estructurada con la vista puesta en la normalización del procedimiento como cuestión esencial para incorporar criterios de simplificación administrativa a sus procesos.

A los datos básicos de los expedientes, estructurados a nivel de procedimiento, se le sumaron los tesauros como activos semánticos definidos y personalizados a nivel de solicitud. Estos tesauros evolucionaron y se convirtieron en un dataset agregado de información asociada a la actividad, y después a la subfunción o área competencial.

Analítica de Gestiona

Además de los datos personalizados, para la gestión de los expedientes contamos también con las funciones como datos de información relevante en diferentes contextos de tramitación, generados y capturados de forma predeterminada.

Así, conforme el usuario tramita el expediente, y siempre desde el origen, Gestiona conforma el dataset del mismo, que quedaría integrado por todos los datos, tesauros y funciones que se van capturando durante su tramitación.

Dominar estos volúmenes de datos es el desafío al que se enfrentan quienes gestionan cualquier organización, sea esta una empresa, una asociación o una administración pública.

Para ello, es imprescindible que las Administraciones Públicas cuenten con herramientas de análisis de datos capaces de trabajar con grandes volúmenes de información y de presentársela, a los diferentes tipologías y perfiles de usuarios, de forma que les resulte comprensible y útil.

Es imprescindible contar con herramientas de análisis de datos, que sean capaces de trabajar con grandes volúmenes de información

Porque el verdadero valor que tiene este petróleo del siglo XXIque son los datos, no es tanto la capacidad del manejo de estos volúmenes de información, como la capacidad de utilizar herramientas que permitan democratizar esos datos y hacer que sean útiles para las personas.

Dentro del programa de la certificación de esPublico “Administración avanzada de Gestiona” se incluye un módulo específico de analítica de datos, con el que se pretende capacitar a los usuarios administradores en el dominio de la herramienta de analítica de datos de Gestiona.

A lo largo de los temas y actividades del curso, el usuario administrador aprenderá a trabajar con la tecnología de Qlik Sense, a través de la cual podrá personalizar los informes que pone a disposición de su organización, tanto a nivel general, como a nivel particular de un negociado concreto.

En este sentido la analítica funcionará como un complemento indispensable en la configuración de un procedimiento -desde la fase de diseño-, gracias al cual los gestores del procedimiento podrán monitorizar la actividad de este y hacer un seguimiento de plazos, tiempos de ejecución y gestión conforme a los criterios de calidad y eficiencia establecidos por la entidad.

Si los datos son el petróleo del siglo XXI, y la democratización del dato el catalizador del cambio de paradigma hacia una gestión basada en datos, disponer en la entidad de perfiles capacitados para sacar partido a la herramienta de analítica de Gestiona, va a ser el elemento diferenciador más importante para que una entidad pública sea eficiente en la asignación de recursos y eficaz en su relación con los agentes que se relacionen con ella.


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