La interoperabilidad se ha asentado como uno de los principios fundamentales al que las diferentes administraciones públicas se han sometido para desempeñar sus actuaciones y su labor diaria por medios electrónicos, y también se ha configurado como el pilar fundamental sobre el que gira el funcionamiento del sector público electrónico.
Si acudimos al propio concepto de interoperabilidad podemos indicar que se trata de la capacidad de los sistemas de información y de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos.
Dentro del funcionamiento electrónico de la administración nos encontramos con el artículo 3.2 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público (en adelante Ley 40/2015), el cual determina que las administraciones públicas se relacionen entre sí y que además lo hagan por medios electrónicos, al fin y al cabo se trata de una colaboración interadministrativa en materia tecnológica, por lo que, en cierta manera, la interoperabilidad la encontramos vinculada al principio de cooperación tecnológica entre administraciones públicas, materializada en la idea de conectarse o intercomunicarse, poniendo el ojo en la prestación conjunta de servicios por parte de todas las administraciones públicas.
Este deber intrínseco de colaboración entre las administraciones al que hacemos referencia, de tal modo que se proporcione los servicios necesarios a los ciudadanos y se les garantice sus derechos a relacionarse con las administraciones por medios electrónicos, se camufla a lo largo de toda la legislación vigente en materia de administración electrónica, materializándose en las diferentes obligaciones que las entidades locales deben cumplir a este respecto.
Dentro de las obligaciones que las entidades locales deben cumplir en materia de administración electrónica, amparadas en la Ley 40/2015 y la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (en adelante Ley 39/2015), así como en su Reglamento aprobado por el Rela Decreto 203/2021, se establecen ciertas previsiones que es importante resaltar, en las que de alguna manera la interoperabilidad tiene un papel muy importante.
¿Cómo se materializa realmente la interoperabilidad en las entidades locales?
La interoperabilidad, como hemos dicho, comprende la capacidad de los sistemas de información para compartir datos, así como el poder facilitar el intercambio de información entre ellos.
Podemos ver materializada esta interoperabilidad en muchos aspectos. No obstante, vamos a centrarnos en alguno de ellos como por ejemplo las sedes electrónicas, en concreto la interoperabilidad se refleja en la mayoría de sus contenidos y servicios, ya que los mismos deben regirse por lo establecido en el Esquema Nacional de Interoperabilidad, regulado por el Real Decreto 4/2010.
Esta interoperabilidad de las sedes electrónicas está enfocada desde un sentido amplio y abstracto, mostrando que su principal objetivo es favorecer la relación de las administraciones públicas con los ciudadanos. Y dentro de ese objetivo de favorecer la relación de las administraciones públicas con los ciudadanos nos encontramos con los registros electrónicos generales, registros que su interoperabilidad viene marcada por la obligatoriedad que tienen todos los registros de recepcionar y enviar aquellos escritos, solicitudes y comunicaciones independientemente de cuál sea la administración a la que van dirigidos gracias al Sistema de Interconexión de Registros (SIR), facilitando de esta manera el acceso a las administraciones públicas por parte de los interesados, al poder presentar la documentación referida a un trámite concreto de una administración en cualquier registro electrónico general independientemente de que sea el de la administración competente para el trámite o no.
La interoperabilidad de los registros viene determinada por la integración en SIR
Otro aspecto importante de la interoperabilidad que las entidades locales deben tener en cuenta son los documentos y expedientes electrónicos, la transformación de los documentos y expedientes en formato electrónico supone la base de la implantación de la administración electrónica ya que facilita la actividad diaria de las diferentes administraciones.
Ahora bien, ¿Qué tienen que ver los documentos y los expedientes electrónicos con la interoperabilidad?
La configuración tanto de los documentos como de los expedientes electrónicos debe realizarse bajo unos requisitos determinados que vienen marcados por la Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento Electrónico, por la Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico y por la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de Copiado Auténtico y Conversión entre Documentos Electrónicos (las tres aprobadas mediante Resoluciones del 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública), para poder así considerarse como válidos.
No se trata solo de reproducir los documentos y expedientes en formato digital, sino que deben cumplir con unos requisitos determinados.
Al fin y al cabo, los documentos y los expedientes se erigen como elementos fundamentales en la actuación administrativa y como tal, deben cumplir con una serie de requisitos marcados por estas normas mencionadas, todo ello con la idea de poder realizar intercambios documentales entre las administraciones públicas y cumplir con las previsiones legislativas marcadas para la gestión y conservación de los documentos y los expedientes en los archivos electrónicos.
Por concluir, hemos de reseñar que la Administración General del Estado favorece esta interoperabilidad entre las entidades locales disponiendo de una línea estratégica de infraestructuras y servicios que constituyen la columna vertebral de la administración electrónica. La idea es muy simple, crear elementos aprovechables por todas las administraciones públicas, evitando de este modo la multiplicidad de sistemas para lograr el mismo objetivo. Por ello existe una colección de infraestructuras y servicios comunes desarrollados, agrupados en el catálogo de servicios de la administración digital, para apoyar al procedimiento administrativo, que simplifica la cooperación entre administraciones públicas y la relación de estas con los ciudadanos, fomentando así la interoperabilidad, encontrándonos en este sentido por ejemplo la plataforma de intermediación de datos (PID) o el Sistema de Interconexión de Registros (SIR) antes mencionado, entre otras.
Puede ampliar la información sobre la interoperabilidad de las administraciones públicas, indagando y profundizando sobre la materialización de esta interoperabilidad en las entidades locales, accediendo a la Sección de Administración Electrónica de la Plataforma Corporativa de esPublico: un espacio de contenido especializado dedicado a facilitar la adaptación de las entidades locales a su actuación por medios electrónicos, así como a apoyar el proceso de transformación digital.
La Sección ofrece numerosos recursos explicativos, entre otros, guías didácticas, infografías interactivas, videotutoriales, diccionario de terminología digital, etc.
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