Contexto y definiciones
El Esquema Nacional de Interoperabilidad establece las directrices de interoperabilidad en el intercambio y conservación de la información electrónica por parte de las Administraciones Públicas. Principalmente, define un conjunto de normas básicas para el intercambio y almacenamiento de documentos y expedientes electrónicos.
La Interoperabilidad es la capacidad de los procedimientos junto a los sistemas de informáticos de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y datos entre ellos.
El expediente electrónico se define como el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo y se regula según las siguientes normas.
- La Norma Técnica de Interoperabilidad de Expediente Electrónico tiene por objeto establecer la estructura de los expedientes electrónicos. Principalmente está estructurados en documentos electrónicos, índice electrónico, firma electrónica y metadatos mínimos obligatorios.
- La Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de gestión de documentos electrónicos trata también los aspectos relativos a la gestión y conservación de los documentos electrónicos de los expedientes.
Un documento administrativo electrónico (según el ENI) es el objeto digital administrativo que contiene la información (datos y firma) y los datos asociados a ésta (metadatos). Un documento electrónico es la suma de tres componentes…
¿Por qué un estándar para migrar?
Desde el punto de vista de la migración de datos, la utilización de estándares es una necesidad, no solo porque se defina a nivel legislativo sino, más bien, por un tema operativo. Las migraciones de datos de una herramienta a otra siempre van a requerir un proceso de adaptación de datos de un origen a un destino y que mejor que disponer de una guía de referencia que simplifique y adecúe estos datos independientemente del gestor de datos que se esté utilizando. Es lo que denominamos un estándar de migración.
En este contexto de necesidad de un estándar de migración, que mejor estándar que el proporcionado por el ministerio para el intercambio de información “No vamos a inventar la rueda”, de ahí que todos los procesos de migración de Gestiona se basen en el estándar ENI.
Hay ocasiones en el que el estándar ENI tal cual está definido, “se queda corto”, por lo que desde esPublico hemos definido un estándar “ENI ampliado”, que, dentro del cumplimiento del estándar original, amplia ciertos datos que permiten enriquecer la información del expediente y contextualizarlo adecuadamente dentro de Gestiona.
No se debe olvidar que uno de los principales objetivos de la migración de datos a la plataforma Gestiona, no es solo disponer de la información, sino disponer de la información de forma útil, explotable, y analizable. La información migrada entrará a formar parte del patrimonio informativo y documental organización,al igual que la que genera diariamente, de forma que se podrá analizar a nivel global con toda la información histórica de la organización.
En el contexto que nos atañe, la migración hacia Gestiona, y considerando que el origen de datos puede ser de lo más heterogéneo, el hecho de disponer de un estándar es una necesidad y puede facilitar mucho los procesos de migración. En este sentido podemos encontrar diferentes escenarios:
- Aplicación origen exporta datos:
- A formato ENI: Enriquecemos la información y migramos
- A formato Propio: Convertimos a ENI, enriquecemos y migramos.
- Aplicación origen no exporta datos:
- Generamos formato ENI enriquecido con las herramientas disponibles (acceso a BD, webservices o lo que disponga la plataforma origen)
En cualquier caso, el objetivo de todos los procesos de extracción de datos que se diseñen, independientemente del origen técnico para obtenerlos, será el mismo, será generar los datos siguiendo el estándar ENI ampliado que permitirá cargar los expedientes con toda su información en Gestiona.
Conclusiones
Si ya tenemos un estándar, ¿porque no utilizarlo tal cual?, y si todas las herramientas lo utilizan, la migración debería ser sencilla… exportar/importar. La realidad nos dice que no es así.
Algunas herramientas permiten la exportación a formato ENI, pero utilizando los datos básicos de éste y sin realizar una auditoría de calidad del dato, por tanto, a pesar de disponer la información legal exigida, se queda demasiado corta para poder realizar ciertos análisis de datos. Indispensable hoy en día en el mundo del Big Data.
El intercambio de “solo” la información que requiere el ENI no es suficiente para el grado de explotación y calidad del dato que se exige en Gestiona y, por eso, en los proyectos de migración es un requisito indispensable mantener estos estándares de calidad y, por eso, se ha definido un ENI ampliado que cubre la necesidad básica de interoperabilidad y las exigencias de calidad y explotación de datos de Gestiona.
