Remisión de expedientes a órganos judiciales

Una de las cuestiones que desde hace tiempo más se pregunta por parte de las entidades a nuestro departamento jurídico es ¿cómo debo remitir los expedientes a los órganos judiciales cuando se solicita su remisión por los mismos? A esta pregunta, muy reiterativa en los últimos tiempos se ha unido otra ¿ha cambiado el medio por el cual los órganos judiciales se ponen en contacto con las entidades reclamando la remisión de documentación?.

Ciclo completo de solicitud y envío expediente

En este artículo trataremos de dar respuesta a ambas preguntas. Comenzando por la segunda de ellas.

SIR y su interconexión con justicia ¿Qué es SIR?

El Sistema de Interconexión de Registros (en adelante SIR) da respuesta a la necesidad del intercambio de asientos electrónicos de registro entre las Administraciones Públicas.  

Este intercambio de datos se debe realizar de forma segura y de acuerdo con las Normas Técnicas de Interoperabilidad de documento electrónico, digitalización de documentos, copiado auténtico, y conversión. Todo ello, conforme al modelo de datos para el intercambio de asientos entre la Entidades registrales, derivadas del Esquema Nacional de Interoperabilidad. (Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Interoperabilidad en el ámbito de la Administración Electrónica). 

Ligado a este concepto de SIR, tenemos que hablar también de las Oficinas de Asistencia en Materia de Registro (en adelante OAMR), en este sentido la Ley 39/2015, en su artículo 12 contempla la transformación de las oficinas de Registro en OAMR, de tal manera que los ciudadanos serán asistidos por un funcionario para realizar sus trámites por vía electrónica.  

¿Cuáles son sus bondades? 

SIR es un sistema que permite la interoperabilidad de los registros electrónicos generales de todas las Administraciones Públicas, a través de la Red SARA y con una norma estándar, SICRES 3.0, que garantiza el entendimiento entre las diferentes Oficinas de Registro. Esto nos va a permitir principalmente dos funcionalidades: 

En primer lugar y gracias a este sistema cuando un ciudadano u organismo administrativo presenta cualquier solicitud, escrito o comunicación dirigida a otro órgano, organismo público o Administración, y lo hace ante una de las OAMR que está integrada en SIR, dicha documentación se podrá enviar en formato electrónico a cualquier otra oficina de registro que también esté integrada, independientemente de su ubicación geográfica, lo que comúnmente se denomina ventanilla única. 

Además, y, en segundo lugar, SIR permite que las diferentes Administraciones Públicas se intercambien asientos registrales entre ellas de forma electrónica. 

De este modo, la implantación de SIR permite eliminar las comunicaciones en papel entre Administraciones, obtener inmediatez en la remisión de los registros, ganar eficacia en la tramitación administrativa, reducir costes, eliminar el tránsito de papel, evitar desplazamientos al ciudadano… en conjunto, un importante ahorro de medios y tiempo que redunda en prestar mayor calidad de servicio al ciudadano. 

Solicitud de remisión de expedientes a través de SIR. Su evolución.

Son muchas las ocasiones en que una Administración Pública recibe una petición procedente de la Administración de Justica, peticiones de expedientes por parte de los Juzgados y Tribunales, que actualmente están llegando en formato papel.

¿Cómo puede ayudar SIR a modernizar el intercambio de registros entre estos dos poderes, ejecutivo y judicial?

Simplificando, digitalizando e informatizando esas peticiones. Las Administraciones Públicas (Ayuntamientos, Diputaciones, Entidades Locales Menores, Mancomunidades …) van a empezar a recibir en las bandejas de registro SIR, registros con peticiones de expedientes de Justicia, peticiones procedentes de Juzgados y Tribunales.

¿Pero… y cómo debe proceder la Administración que los reciba?

Debe proceder de la misma manera que con cualquier otro registro SIR que reciba, su funcionamiento va a ser el mismo, se dirigirán a las Unidades destinatarias que les dan el servicio en SIR, y recibido el registro en la bandeja SIR de la Administración Pública, deberá de operar sobre ese registro optando por cualquiera de las opciones que se otorga a un registro SIR, es decir, deberán de ser confirmados, rechazados o reenviados.

Debemos tener en cuenta que para realizar las actuaciones anteriores (confirmar, rechazar o reenviar) contamos con el protocolo de la Guía de procedimiento en oficinas SIR, publicado por el Ministerio de Política Territorial y Función Pública, que ha sido actualizado muy recientemente y que es de obligada lectura para todas las Administraciones que realicen intercambios SIR.

A partir de este apartado del artículo, trataremos de dar respuesta a la primera de las cuestiones planteadas ¿Cómo remitimos los expedientes que se nos solicitan a los órganos judiciales?

Remisión de expedientes de justicia ¿Puedo hacer la remisión a través de SIR?

La respuesta es contundente, no. La remisión deberá de realizarse a través de INSIDE y no se debe de realizar ningún registro de salida comunicando el envío por INSIDE o adjuntado el expediente.

¿Y qué es INSIDE?

Inside es un sistema que permite la gestión tanto de documentos como de expedientes, que sean electrónicos y que cumplan con el Esquema Nacional de Interoperabilidad. Lo cual permitirá el intercambio y almacenamiento de estos.

Pero Inside, tiene más funcionalidad, siendo una de las más importante estar integrada con los servicios de interconexión con la Administración de Justicia. Esa funcionalidad permite utilizar Inside como un cargador de expedientes ENI que luego pueden ser remitidos al órgano judicial correspondiente.

¿Cómo realizamos esa remisión a Justicia a través de INSIDE?

En primer lugar, deberemos comprobar que el órgano judicial al cual debemos remitir el expediente pertenece a un órgano jurisdiccional de una circunscripción judicial adscrita al Ministerio de Justicia o en su defecto que hayan suscrito la Comunidad Autónoma correspondiente un convenio para utilizar la aplicación INSIDE.

Los órganos judiciales a los que a fecha actual se pueden remitir expedientes a través de la aplicación Inside son los de los territorios competencia del Ministerio de Justicia:

  • Castilla la Mancha,
  • Castilla y León,
  • Murcia,
  • Extremadura,
  • Islas Baleares,
  • Ceuta,
  • Melilla,
  • Audiencia Nacional
  • Tribunal Supremo

Y las Comunidades Autónoma que han suscrito convenios para utilizar dicha aplicación:

  • Andalucía,
  • Asturias 
  • La Rioja.

No obstante, está previsto que en los próximos meses se vayan incorporando a este sistema de forma progresiva los órganos judiciales del resto de territorios.

¿Y cómo utilizamos la aplicación Inside?

Las entidades pueden tener acceso a Inside de dos maneras, la primera de ellas solicitando acceso a la web, en ese caso tendrán que entrar en la aplicación y subir manualmente el expediente para luego remitirlo a Justicia al órgano judicial correspondiente.

La segunda de ellas, a través de lo que desde el punto de vista programático se denomina utilización de los servicios web. Esto significa que una plataforma de gestión de expediente, en este caso Gestiona, está integrada con Inside, lo que va a permitir a sus usuarios hacer remisiones de expedientes a Justica sin necesidad de salir de Gestiona, de manera fácil, rápida y segura.

Actualmente, nuestros usuarios ya tienen disponible la integración entre Gestiona e Inside, las entidades pueden remitir un expediente a los órganos judiciales gracias a la interoperabilidad; cumpliendo dicha remisión con los estándares marcados por el Esquema Nacional de Inteoperabilidad.

Este esquema se creó para que las diferentes administraciones puedan intercambiar documentación entre ellas, siempre que la misma cumpla determinadas características técnicas, de tal manera que los intercambios sean compatibles, seguros y que se permita la conservación de documentos de forma digital.

Así, según hemos expuesto en el presente artículo, SIR une una nueva funcionalidad y la integración entre Gestiona e Inside mejora la interactuación con los órganos judiciales, facilitando enormemente la remisión de expedientes en formato digital a la Administración de Justicia.

Con todo esto se va a evitar la realización de envíos en papel entre estos dos grandes poderes públicos, es decir, entre las Administraciones Públicas y el Poder Judicial, con el ahorro en tiempo y costes, el incremento de la seguridad jurídica y la reducción de los plazos en la gestión documental.

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