El proceso de simplificación administrativa tiene muchas vertientes. Ya no sólo de cara a lo que la administración le puede dejar de exigir a los ciudadanos, sino también en la gestión interna en la tramitación de expedientes. Aprovechando las nuevas tecnologías, es un buen momento de empezar a reflexionar aquellos aspectos que podemos aprovechar en aras a la eficiencia y la seguridad jurídica. Obviamente, va a requerir un esfuerzo inicial de tiempo en el que el servidor público ha de invertir. Pero, por contra, nos va a dar grandes ventajas a futuro, como vamos a ver.
En el presente artículo vamos a proponer un camino de trabajo y buenas prácticas a realizar para llevar a cabo este proceso en Gestiona.
Se hace esencial medir tanto de forma objetiva (volúmenes) como subjetiva (entrevistas), a fin de seleccionar aquellos procedimientos más relevantes
En un primer término, la Administración tendrá que evaluar, de todos los procedimientos de su competencia, cuáles son los más críticos y/o repetitivos, a fin de priorizar el esfuerzo. En este aspecto, se hace esencial medir tanto de forma objetiva (volúmenes) como subjetiva (entrevistas), a fin de seleccionar aquellos procedimientos más relevantes.
Probablemente, haya que priorizar, además, aquellos que tengan un componente transversal que afecte a gran parte de la organización, para que el esfuerzo beneficie globalmente a más personas. Por ejemplo, en el uso habitual de Gestiona, nos encontramos con la funcionalidad de los Circuitos de Resolución que nos va a aportar una estandarización para todos los Departamentos en el proceso de resolución y notificación de expedientes.
Una vez definido ese “top” de procedimientos a simplificar, tocará descender a la realidad. Además de escuchar a los empleados que los tramitan, será necesario hacer acopio de expedientes de muestra. Esto nos va a servir para varios objetivos: Empezar a detectar patrones; modelos documentales que puedan ser estandarizados; variables que se heredan en la tramitación, etc. Para organizar este proceso, se aconseja inventariar los agentes, los modelos documentales y las diferentes variables que nos empiezan a aparecer.
Respecto a las variables, habrá que construir una tabla, a fin de sistematizarlas y evitar duplicados, bajo la óptica de que se informe una única vez el dato, y sea reaprovechable en el resto de la tramitación. Así mismo, habrá que identificar la tipología de las mismas (esto es, si son de tipo texto, fecha, selector con opciones, moneda, etc.), con la finalidad de construir los tesauros en Gestiona. Así mismo deberemos tener controlado en qué momento de la tramitación surge la variable en el expediente (en la solicitud, en los informes, en la resolución, etc.) así como quién debería cumplimentarla, en su caso.
Este proceso de identificación de las variables dentro de los modelos documentales nos va a servir para detectar patrones y textos comunes, que nos permita sistematizarlos y fusionarlos.
Así pues, nos aprovecharemos de la funcionalidad de condicionales que ofrece Gestiona para tratar de construir modelos unificados que respondan a las diferentes casuísticas, puesto que los condicionales nos permiten mostrar textos en virtud de un valor en un tesauro previo.
Esta funcionalidad la podremos aprovechar en diferentes momentos de la tramitación, como, por ejemplo, en la confección del modelo de solicitud (trámite externo), en tareas de tipo documento y de formulario o en el circuito de resolución.
Por ejemplo, es muy interesante el uso de textos condicionados en la instancia de solicitud, ya que vamos a poder fusionar en un único trámite, una diversidad de tipos de solicitud de una misma materia, y que, conforme el ciudadano vaya respondiendo a las preguntas, se le oriente en la tramitación. Nunca hay que olvidar que el ciudadano puede ser lego en materias complejas como la urbanística o la tributaria, y que hay que facilitarle la tramitación, pidiéndole sólo lo que sea realmente necesario (datos y documentos).
Es útil también tratar de representar de forma gráfica la secuencia documental de la tramitación del expediente. Esto nos va a dar diferentes beneficios. Por un lado, detectar ineficiencias en la tramitación que se puedan suprimir o fusionar. A este respecto, un uso adecuado de funcionalidades de Gestiona como son los Circuitos de Tramitación o los Circuitos de Resolución nos van a servir para ir simplificando ese flujo, ya que nos permite que con una única interacción en la aplicación se puedan desencadenar varios efectos (por ejemplo, con la firma de un documento, que se automatice en cascada la publicación en el tablón de anuncios, registrar una salida, reasignar el expediente a otras unidades, o remitir un documento a un libro oficial).
Este proceso de plasmar en un diagrama la secuencia ordenada de procesos y subprocesos, también nos va a ayudar en el diseño de automatismos para obtener bifurcaciones del proceso, cambios de estado o generación de documentación sin intervención humana. En este aspecto, nos haremos valer en Gestiona del diseño de tareas regladas de segunda generación que, con su finalización, desencadenen otras tareas o cambios de estados.
Para lograr estos automatismos trabajaremos adecuadamente las variables de tipo selector, a fin de normalizar opciones, que nos puedan servir para desencadenar la secuencia ordenada de tareas y/o documentos. Huiremos, así pues, de variables de texto libre, en la medida de lo posible, que nos impidan dicha ordenación y sistematización.
Por otro lado, en el proceso de simplificación y automatización, habrá que entrar a reflexionar acerca de aquellos momentos de tramitación en los que podríamos prescindir de la firma humana, transformándola en una firma con sello de órgano. Siempre, dentro de la política de firma de la entidad, y acorde al artículo 41 de la Ley 40/2015, en la medida que no sea necesaria la intervención de un empleado público en su elaboración, como por ejemplo la generación de la notificación dentro de la funcionalidad de Gestiona de los Circuitos de Resolución.
También podremos lograr eficiencia y automatismos mediante las tareas de tipo operación que nos permita contrastar u obtener datos de otras aplicaciones, tanto si son propias de la entidad (por ejemplo, datos de empadronamiento del interesado) como externas (por ejemplo, datos catastrales de un inmueble). Tareas que tradicionalmente han venido siendo humanas, que podrían ser reemplazadas por servicios de integración. De esta forma, esa información recabada se podrá recoger automáticamente en una variable, bien de tipo selector, bien de tipo booleana (sí / no), pudiéndola reaprovechar para, por ejemplo, establecer bifurcaciones en la tramitación o generar documentos de constancia. Así pues, por ejemplo, si recibimos del sistema externo un valor afirmativo, podremos encauzar automáticamente la tramitación hacia la concesión del objeto de la solicitud; y si es negativo, hacia la denegación.
Podremos lograr eficiencia y automatismos mediante las tareas de tipo operación que nos permita contrastar u obtener datos de otras aplicaciones
Además, en la medida de que tratemos de homogeneizar y sistematizar las casuísticas de un procedimiento, podríamos llegar a valorar la implementación de un único acto resolutorio que afecte a una pluralidad de expedientes. De tal manera, se implementaría que, bien de forma unipersonal, bien colegiada, se resuelvan numerosos expedientes de la misma naturaleza, conforme al artículo 36.3 de la Ley 39/2015, generándose de forma automatizada las respectivas notificaciones individualizadas a cada interesado.
Como estamos viendo, van a ser bastantes las decisiones que la Administración tendrá que acometer si quiere sacar el máximo rendimiento a la tecnología y lograr la eficiencia en la tramitación. Se trata de un esfuerzo inicial, pero que va a conseguir una reducción de tiempos en el día a día. Desde Gestiona, los servidores públicos vais a encontrar a un buen un amigo en este viaje.
