Un proyecto de administración electrónica diferente e innovador

El 1 de junio de 2022 el Ayuntamiento de Vila-seca y sus Patronatos Municipales tenían que afrontar la implantación de una nueva plataforma de administración electrónica. En este caso, la herramienta fue Gestiona de 2.ª Generación, del proveedor esPublico.

Como ya sabéis, muchas o todas las administraciones catalanas hemos pasado por este proceso de cambio, y ya sabemos que no es fácil, por varios factores y no siempre sale como nosotros querríamos.

Seguramente, ya os sentís identificadas la mayor parte de las personas que leéis este artículo.

Y en este caso, el Ayuntamiento de Vila-seca tenía claro que este proyecto tenía que ser un éxito. Se necesitaba contar con todo el personal de la organización y la implicación del proveedor esPublico.

Me gustaría explicaros cómo el Ayuntamiento de Vila-seca afrontó este proyecto poniendo en el centro al personal de la organización y a la ciudadanía, así como el camino que hemos recorrido hasta llegar a la puesta en funcionamiento del proyecto.

¿Cómo preparar nuestra organización para llevar a cabo el proyecto?

Para llevar a cabo cualquier iniciativa dentro de la administración es necesario que se incorpore dentro de la planificación estratégica de la organización. Como ya sabéis, la planificación estratégica es una herramienta crucial para las administraciones públicas para conseguir sus objetivos y mejorar su eficiencia y eficacia.

Esta metodología consiste en la definición de objetivos a largo plazo, la identificación de oportunidades y amenazas, la implementación de un plan de acción específico y la monitorización y evaluación constante del progreso.

Es importante hacer referencia a la colaboración. Tenemos que ser una Administración Colaboradora, con el resto de las organizaciones, así como con los diferentes stakeholders que interactúan de manera coordinada para un beneficio mutuo.

Tenemos que ser capaces de trabajar de manera colaboradora tanto a nivel interno de nuestras administraciones, como a nivel externo con el resto de los actores de nuestro ecosistema. Es positivo saber, y ver qué están realizando nuestros compañeros de otras administraciones y si está hecho y funciona, copiar y mejorar.

El Ayuntamiento de Vila-seca trabaja en el aporte de valor, a través de la colaboración, la transparencia, la transferencia del conocimiento, el acompañamiento a la ciudadanía, las colaboraciones público-privadas, las redes relacionales colaborativas y compartir información.

La clave es sumar entre todas las personas y aportar valor en común

Para poder transformar culturalmente el Ayuntamiento de Vila-seca, hemos tenido que impregnar la cultura de la innovación dentro de la Administración y hemos trabajado los siguientes elementos clave para beneficiar los entornos y acciones facilitadoras de la innovación que son la comunicación, la formación y el rol del personal público.

Un elemento imprescindible, es la comunicación interna dentro de la administración y de todos los proyectos. Es indispensable que todas las personas que forman parte de la organización tengan conocimiento del proyecto que se llevará a cabo y puedan participar en la definición y, una vez empiece el proyecto, puedan continuar formando parte de él.

De hecho, es inconcebible llevar a cabo una implantación de la administración electrónica sin el personal de la organización. El Ayuntamiento de Vila-seca llevó a cabo diferentes actuaciones anteriores a la implantación como: charlas informativas del proyecto, sesiones de participación y motivación con todo el personal, análisis DAFOs, etc.

Charla Ayto- Vila-Seca

Una vez, ya se planificó la implantación de Gestiona, el Ayuntamiento de Vila-seca junto con los consultores de esPublico, establecieron un calendario de sesiones con el objetivo de que todo el personal de la organización estuviera informado, pudiera participar, y trabajar colaborativamente con otros departamentos.

De aquí surgieron diferentes necesidades tal como:

  • La creación de una plataforma con una biblioteca de recursos interna, con todo el material que se iba generando y se genera, tal como videos de las sesiones de formación, manuales de ayuda, boletines internos… para que nuestros trabajadores y trabajadoras puedan acceder a la documentación en cualquier momento.
Càpsula formativa
  • La creación de un grupo de trabajo de administración electrónica, con el objetivo de ser expertos e interlocutores de la herramienta con sus departamentos, trabajar la reingeniería de procesos, la simplificación administrativa, el lenguaje natural, etc.

En este proyecto se ha trabajado la colaboración interdepartamental y la transversalidad.

El acompañamiento de personal en la herramienta ha sido un factor clave también en el proyecto. Los consultores de la empresa junto con el personal del Área de Innovación acompañan diariamente a todos los trabajadores municipales. Y también, se escucha activamente las necesidades internas del personal y la mejora de la herramienta.

Butlletí innovació

La mejora continua de la plataforma es gracias a las necesidades planteadas del personal, el seguimiento continuo del proyecto, así como las mejoras de producto proporcionadas por la empresa.

Otro elemento que destacaría y que se trabajó en las sesiones iniciales con los empleados, fue que tenemos que entender la tecnología como un elemento facilitador y no como la solución. Y con esto me refiero, que a veces pensamos que ya tenemos la herramienta y ya está y realmente el importante es que funcione y sacar el máximo de rendimiento y esto es posible únicamente con un buen liderazgo interno y las personas que conforman nuestra administración.

La implantación de la nueva plataforma de administración electrónica también coincidió con la apertura de la Oficina de Atención en Materia de Registros de Vila-seca. Por lo tanto, nos vimos doblemente presionados. Bien es verdad que la facilidad de la herramienta de Gestiona y el acompañamiento permitió que nuestro personal de la OAMR empezara a asistir los trámites presenciales con la ciudadanía rápidamente.

Y ¿los trámites en línea? La plataforma incorpora una sede electrónica donde se pone a disposición de la ciudadanía y empresas la tramitación electrónica. En la actualidad, estamos lejos de que se nos entienda y ponérselo fácil a la ciudadanía.

El Ayuntamiento de Vila-seca en este sentido está trabajando en la incorporación del lenguaje natural a los trámites que se ofrecen, al simplificar pasos, y al ser proactivos y predictivos. Es decir, si ya sabemos que cada año una persona o empresa presenta el mismo trámite ¿por qué no nos anticipamos?, y así nos evitamos pedirle la documentación de nuevo, y le enviamos un mensaje de si le interesa pedir el trámite de nuevo y ¡ya está!

El Ayuntamiento de Vila-seca prioriza en el acompañamiento de cualquier trámite y consulta relacionada con la administración, ya sea presencial, telefónica o telemática. En la actualidad estamos ofreciendo, cita previa de consultas con los técnicos municipales y atención personalizada a la ciudadanía y empresas telemáticamente a través de esta herramienta.

Una de las funcionalidades más interesantes de la herramienta Gestiona 2.ª Generación, es la analítica de datos y cuadro de mandos. El Ayuntamiento de Vila-seca apuesta en sus proyectos por un modelo de gobernanza en el dato. Para nosotros es muy importante disponer, generar y consumir datos.

En este caso, nos permitirá trabajar con cuadros de mando y con la analítica de datos. Aquí se abre un mundo nuevo, donde tendremos información para detectar necesidades, poder ser predictivos, definir estrategias de mejora, en definitiva, conocer mejor nuestro proyecto, nuestra administración y ofrecer un mejor servicio a la ciudadanía.

El salto cualitativo que el Ayuntamiento de Vila-seca podrá realizar a través de esta funcionalidad es la democratización de los datos. Permite que cualquier trabajador/a municipal tenga acceso y pueda disponer de cuadros mandos, tomar decisiones, analizar los trámites que realiza, mejorar, evaluarse … en definitiva, nuevas maneras de trabajar con múltiples beneficios internos y externos.

Uno de los objetivos fijados por este primer semestre del 2023, y que nos hace especial ilusión es la integración con Mi espacio del AOC, que ejerce de carpeta ciudadana interadministrativa y permite a la ciudadanía el acceso rápido, ágil y de una sola vez a sus tramitaciones con las administraciones y servicios integrados.

Y por último me gustaría hacer mención en este artículo, que ya hace muchos años que siento hablar sobre la tramitación reglada y automatizada, no siempre en positivo. Es una realidad que tenemos que sumar esfuerzos para conseguir que el 2023 sea un año de cambio de paradigma en la tramitación.

Nos lo debemos a todos nosotros, a las personas que trabajamos en las administraciones públicas, pero todavía más por una ciudadanía que se merece que sigamos ofreciendo el mejor valor añadido que podamos hacer. Paso a paso, poco a poco pero no parando y con objetivos muy claros. El Ayuntamiento de Vila-seca en este proyecto está trabajando en esta línea.

Recuerda:

Planifica, colabora, transforma, comunica, observa, escucha, analiza y sobre todo… disfruta del camino y mira atrás de vez en cuando.

Quiero agradecer al personal del Ayuntamiento de Vila-seca y a la empresa esPublico por la implicación y ¡¡¡el trabajo muy hecho!!!

Seguimos trabajando por una administración más ágil y para ofrecer mejores servicios a la ciudadanía.

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