Certificación de usuarios administradores (II). Gestión documental y archivo

Introducción: por qué un curso de gestión documental y archivo

El Programa de Certificación de usuarios administradores en Gestiona se planteó, como veíamos en el artículo inicial de esta serie como una herramienta enfocada a la capacitación de perfiles profesionales de naturaleza interdisciplinar, y con el objetivo claro de facilitar la colaboración con administraciones públicas eficientes y dotadas de medios eficaces para la consecución de sus objetivos.

A través de los diferentes módulos, temas y actividades, se trata en profundidad la configuración en la plataforma de herramientas de clasificación, normalización y categorización de la producción documental.

En este contexto, uno de los cursos que definen el programa es el correspondiente a la GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO. Este curso se establece como uno de los primeros objetivos a completar por parte de los asistentes matriculados, dada la naturaleza central y cohesionadora de los contenidos tratados en el mismo. A través de los diferentes módulos, temas y actividades, se trata en profundidad la configuración en la plataforma de herramientas de clasificación, normalización y categorización de la producción documental.

Así, independientemente del grado de conocimientos previos de los alumnos matriculados, se realiza un recorrido completo desde la teoría y conceptos de la gestión documental y el archivo -siempre bajo la óptica de la aplicación a GESTIONA- hasta el análisis pormenorizado de cada una de las funcionalidades de este ámbito presentes en la plataforma.

Los contenidos del curso de gestión documental y archivo

El curso de gestión documental y archivo se compone de cinco módulos dispuestos en sus contenidos de lo general a lo particular: Partiendo de una base introductoria teórica y de definición conceptos de la Gestión Documental y el Archivo en Gestiona, los alumnos irán profundizando en los detalles de configuración de funcionalidades concretas, las posibilidades ofrecidas por cada una de ellas, y los efectos que provocan los parámetros asignados sobre los productos de tramitación, documentos y datos.

Los contenidos de este curso se centran cuatro ejes principales de conocimiento:

  • Categorización y clasificación los productos de tramitación y registro en Gestiona.
  • Control y disposición del acceso interno a expedientes y documentos. Permisos de apertura, acceso y edición.
  • Interacción entre los sistemas de clasificación establecidos en la plataforma: catálogo de procedimientos, cuadro de clasificación archivística, inventario de trámites ciudadanos, etc.
  • Configuración de herramientas y efectos de la configuración en el día a día de la tramitación de documentos y expedientes.

Estos contenidos se abordan en cinco módulos diferenciados por el objeto de análisis o funcionalidad concreta de la plataforma:

Gestión documental y archivo
Curso de Gestión documental y archivo

Módulo 1: Introducción, teoría y conceptos de la Gestión Documental en Gestiona.

En este módulo introductorio se establecen los conceptos y conocimientos previos para abordar correctamente el resto de módulos y contenidos. El objetivo principal es tanto identificar las diferentes herramientas de gestión documental de la plataforma como las interacciones existentes entre ellas, fruto de las cuales se establecen la pautas de gestión documental trasladadas a Gestiona.

Módulo 2: El Catálogo de Actividades y Procedimientos

Una de las herramientas principales para la definición y configuración de modelos de gestión documental en gestiona es el catálogo de procedimientos y su estructura básica de configuración el catálogo de actividades. Estas potentes funcionalidades dominan la totalidad de la producción documental en la plataforma, integrando de forma efectiva los registros electrónicos de entrada y salida, sede electrónica, motor de tramitación y los diferentes módulos de tramitación.

Cualquier documento, expediente, registro o dato capturado o recogido en gestiona está sujeto a las pautas establecidas en esta herramienta, que por tanto debe ser configurada siguiendo criterios de normalización, categorización y control meditadas y comprendidas en su alcance y contenidos.

En este módulo se recoge tanto la naturaleza de los catálogos como las posibilidades de configuración presentes en los mismos, prestando especial detalle a los efectos que éstos ejercen sobre la tramitación documental, y en especial a la definición de modelos de datos y estructuras de datos.

Módulo 3: El Módulo de Gestión Archivística

De forma complementaria pero totalmente integrada con el catálogo de procedimientos, la clasificación archivística es un elemento de primer orden en la configuración de la producción documental de la plataforma Gestiona.

Las pautas de clasificación y descripción establecidas a nivel de Archivo son aspectos críticos para la preservación y el tratamiento a largo plazo de la documentación generada en soporte electrónico. Mediante el análisis de estas herramientas y sus potencialidades, el módulo de contenidos aborda la transformación y adaptación de la clasificación archivística al motor de tramitación en Gestiona, incorporando su potencial de estandarización y tratamiento normalizado de información al día a día de los usuarios tramitadores de la plataforma.

Las pautas de clasificación y descripción establecidas a nivel de Archivo son aspectos críticos para la preservación y el tratamiento a largo plazo de la documentación generada en soporte electrónico.

Módulo 4: Iniciación del procedimiento administrativo

Si el Catálogo de Procedimientos dispone los cauces organizativos de tramitación en Gestiona y el Cuadro de Clasificación Archivística los elementos de normalización y preservación a largo plazo, aplicados a la experiencia de uso de los trabajadores de la organización, el Inventario de Trámites Ciudadanos es la estructura de clasificación que recoge la totalidad de procesos ofrecidos a la ciudadanía a través de la Sede Electrónica o la Oficina de Asistencia en Materia de Registros.

En este apartado del curso se estudia la configuración y categorización de los trámites externos de la organización, desde la composición de formularios inteligentes, centrados en la experiencia de uso de los ciudadanos, hasta la simplificación en el requerimiento documental asociado a cada uno de estos trámites.

Módulo 5: Temas y categorías de registro.

En este módulo se analizan las funciones y opciones de configuración disponibles en módulo de Temas y Categorías de registro, y está formulado como una ayuda a la configuración de esta herramienta esencial para los trabajadores y responsables de las oficinas de registro de las administraciones públicas.

Al tratarse de una herramienta diseñada para la automatización de asignaciones de carga de trabajo y resúmenes de asientos registrales, en este apartado se hace un recorrido completo por las funciones de configuración, sus efectos en la tramitación, y su interacción con el resto de funcionalidades de la plataforma.

Actividades complementarias a los contenidos teóricos

Todos los cursos del programa de certificación tienen una finalidad eminentemente práctica y están orientados a la aplicación real de casos de uso habituales, de alto impacto, o que supongan un reto para el día a día de las organizaciones y administraciones públicas.

Es por eso que los contenidos de naturaleza teórica, recogidos en los citados cinco módulos de contenidos, se contrastan siempre con actividades, talleres y sesiones de configuración enfocados en la aplicación práctica de los conocimientos obtenidos.

De esta forma, todos los contenidos teóricos y conceptuales disponibles en la academia de formación se concretan a través de actividades prácticas de diferentes tipos, concebidas con el doble objetivo de profundizar en la base teórica que los sustenta y de trasladar de forma práctica los casos de uso y retos del día a día de las organizaciones a la parametrización de la plataforma. Estos contenidos prácticos se formulan en diferentes tipologías:

  • Ejercicios teórico-prácticos y tests, centrados en la reflexión y aplicación concreta de conocimientos específicos tratados en el temario. El resultado de estos ejercicios es puesto en común con el resto de alumnos, que tienen acceso a las reflexiones y consideraciones de sus compañeros.
  • Workshops y talleres online diseñados desde la aplicación de casuísticas reales, y centrados en la interacción, aportación de conocimientos y resolución de dudas planteadas por los alumnos.
  • Actividades y dinámicas de trabajo en equipo, orientadas a la aplicación práctica por parte de los alumnos de casos de uso preestablecidos, enriquecidas por el carácter interdisciplinar y cooperativo de los grupos de trabajo.

Búsqueda de la aplicabilidad real a las necesidades de las organizaciones.

En definitiva, el Curso de Gestión Documental y Archivo se ha planteado como una herramienta central y previa al resto de contenidos del programa de certificación, tanto por la naturaleza estructural de los contenidos tratados -las grandes estructuras de clasificación y normalización de procesos de administración electrónica- como por los planteamientos conceptuales recogidos y abordados, de aplicación directa en los cursos posteriores.

Como el resto de cursos de la certificación, todos los módulos de contenidos del curso tienen por objetivo su traslado y aplicación al día a día de las organizaciones y deben servir de herramienta a los alumnos sujetos al programa, fomentándose en todo momento la reflexión y adaptación de las necesidades concretas de sus respectivas organizaciones a los contenidos del curso de Gestión Documental y Archivo.


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