El circuito de resolución es una funcionalidad de Gestiona que nos permite normalizar (e incluso automatizar) la fase más importante de un expediente administrativo, que es su resolución. Se consigue una garantía procedimental, puesto que se notifica lo que se resuelve, y se resuelve lo que se propone, evitando errores humanos típicos del copia-pega. Además, si la resolución conlleva gasto, no se podría resolver sin la previa fiscalización del órgano de control interno. En resumidas cuentas, conseguimos automatismos y garantías legales en el proceso.
Siendo que prácticamente cualquier tipo de procedimiento tiene al menos un momento resolutorio, supone que la implantación de estos circuitos tenga un carácter universal a toda una administración. Esto es, a la hora de ponerlo en marcha, lo normal es que toque implicar a todas y cada una de las unidades que tramitan expedientes.
Gestiona nos ofrece un modelo mixto de uso de los circuitos, que permite a la entidad invertir esfuerzos de parametrización en aquellos actos resolutorios más críticos (bien por masivos, bien por delicados).
Llegados a este punto, ¿cómo lo llevamos a cabo? Siempre he pensado que no existen dos entidades iguales, puesto que al final la decisión de cómo usar Gestiona puede ser variopinta en función de sus necesidades, prioridades o hándicaps. Son las personas las que deciden como usar el software. No obstante, en el presente artículo voy a plasmar una metodología típica de implantación global del circuito de resolución que está funcionando con éxito.
Esto me recuerda a aquello de la pirámide de Maslow, donde en la base está saciar las necesidades más básicas, y en la cúspide las más elevadas. Con el circuito de resolución podemos jugar con esa pirámide. Y me explico.
El uso más básico del circuito es hacer uso de los circuitos genéricos que vienen por defecto. Uno para resoluciones con gasto y otro para resoluciones sin gasto. El esfuerzo en configuración para una administración es mínimo: sólo tengo que parametrizar quiénes tienen competencia para resolver (tanto colegiado como unipersonal), cómo se firman dichas resoluciones/acuerdos, y qué tipos de recursos caben en los diferentes procedimientos.
Una vez hecho esto, cualquier empleado de cualquier departamento para cualquier procedimiento, puede hacer uso “libre” del circuito genérico (con o sin gasto). En este punto, cada vez que haya que resolver un expediente, utilizará el circuito y tendrá que redactar los textos de hechos, fundamentos de derecho y parte dispositiva que van a ser utilizados en los tres documentos a generar en cascada (propuesta, resolución y notificación), y elegir quién va a resolver el expediente, a quién vamos a notificar y qué tipo de pie de recurso aplica.
Haciendo esto, ya tenemos cubierta la necesidad más básica de la pirámide. Estamos logrando que todas las propuestas, resoluciones y notificaciones sean generadas con garantías en mi expediente electrónico.
Pero claro, ¿hasta qué punto debe existir tanta libertad en el proceso más crítico? El siguiente escalón en la pirámide es que los empleados no tengan tanta libertad en aspectos como quién resuelve un determinado procedimiento. Vamos, esto viene decidido bien en la normativa, bien en las delegaciones que realiza el alcalde/presidente/Pleno/Asamblea de turno. O qué tipo de pies de recurso aplica.
Para subir a este segundo escalón, existen organizaciones que empiezan a “capar” el uso del circuito genérico, y empiezan a crear circuitos personalizados en cada procedimiento, en el que al menos configuran quién resuelve y qué tipo de pie de recurso aplica al caso concreto. El empleado tiene menos libertad en el uso, y la entidad tiene más garantías de que su gente trabaja “como toca”.
Pero claro, en este escalón, aún sigue habiendo “libertades”, puesto que, en los textos de los hechos, fundamentos de derecho y parte dispositiva, puede seguir redactando lo que se estime en cada caso.
Aquí llegamos al siguiente peldaño de la pirámide. Y es, trabajar unas plantillas base con datos personalizados del tesauro, para que el empleado ya no tenga que redactar textos, sino que se ciña a cumplimentar determinados datos (y/o heredar datos previamente cumplimentados en la instancia y en la instrucción del expediente). Aquí logramos grandes automatismos, puesto que podríamos llegar a que el expediente “se resuelva sólo”. Pero claro, supone un esfuerzo añadido para entender la resolución, normalizarla, sistematizarla y parametrizarla. Esfuerzo que lo normal, como ya vimos en su día, implica que tenga que elegir por dónde empezar.
Aquí Gestiona cuenta con dos potentes herramientas que me van a ayudar a “escarbar” para detectar quién tiene más hambre. Y son, por un lado, la búsqueda avanzada, y por otro, Analiza. En ambas utilidades, se hace uso de Qlik Sense. Y aquí podría detectar, por ejemplo, qué procedimientos son los más usados, quién genera más resoluciones, etc.
Bien, ya sabemos quién necesitaría más parametrización, por lo que habría que consensuar y después parametrizar esas plantillas, y esos datos de tesauro.
¿Es este nivel la cúspide de la pirámide de Maslow? Pues no. Porque precisamente aquellos expedientes más masivos que además sean homogéneos se podrían beneficiar de los actos plurales. Esto es, con un único acto resolutorio podríamos llegar a resolver simultáneamente “n” expedientes de la misma naturaleza, y a cada interesado notificarle lo que le toca.
Así, en la cúspide de la pirámide tenemos los actos plurales de los que ya hablamos en otro momento.
Se pueden simultanear los diferentes niveles: unas resoluciones con actos plurales; otras mediante textos normalizados; otras definiendo únicamente el órgano resolutorio y el pie de recursos; y las menos, seguirán tirando del genérico
Ahora, será la propia administración la que decidirá dónde invertir esfuerzos. O, incluso, prescindir de algún uso, como el genérico. Y como siempre, volvemos a hablar de las personas. Serán las personas de la entidad las que al final decidirán cómo usar Gestiona en su día a día. Algunas querrán la autorrealización (la tramitación automática), y a otras les bastará con subsistir (cumplir con la ley), que no es poco.
