En aras a la eficiencia y la economía, nos encontramos inmersos en un proceso global que aspira a automatizar y simplificar los procesos de cualquier faceta de la vida. Ante esta necesidad, se abrió la oportunidad en la tramitación administrativa de aplicar la tecnología en aquellos procesos que aportan poco valor, pero que son costosos en tiempo y recursos en las organizaciones.
Ya en los inicios de Gestiona, se apostó por procesos automatizables que implicasen poco esfuerzo. Un claro ejemplo de dicho éxito fue la llegada, allá por el año 2013, de los circuitos de tramitación; que nos permitían concatenar acciones posteriores a la firma de un documento. Un “workflow” que no necesitaba programación y que permitía lanzarse “en caliente” por cualquier empleado, en función de sus permisos.
Bajo dicha óptica, a lo largo de estos años, se han ido incrementando en Gestiona las opciones automáticas, como, por ejemplo, la aplicación de sellos de órgano en documentos que se generaban automáticamente; tales como recibos, minutas, instancias, copias auténticas, justificantes, etc.
Sin embargo, hoy vamos a traer un par de herramientas de automatización que hemos desarrollado en los últimos tiempos en Gestiona. Herramientas que ya muchas Administraciones Públicas están empezando a utilizar en el día a día con éxito. Del mismo modo que ya hablamos en su día de los actos plurales, hoy entraremos en la tramitación reglada.
Ejecución de tareas sin intervención humana
Dentro de la tramitación reglada de Gestiona, contamos con la opción de la ejecución de tareas sin intervención humana. Por medio de estas, se van a poder generar documentos, e incluso firmarlos, sin que participe en el proceso ningún un empleado y/o cargo público. Pero, para entender este comportamiento, hay que matizar antes cuatro aspectos técnicos previos relativos a la tramitación reglada.
En primer término, en la tramitación reglada, podemos diseñar flujos y subflujos por el que puede llegar a pasar un expediente administrativo. De tal manera, podemos llegar a definir que se “lancen” tareas condicionadas a otras previas. Por ejemplo, la elección de informes en función de algún dato previo.
En segundo término, bajo la filosofía de “dato único”, entendemos que, a lo largo de la vida de un expediente, debemos reutilizar y heredar los datos y variables ya introducidas en fases anteriores del mismo (incluidas las consignadas por el ciudadano en su solicitud). Así, podemos lograr que los siguientes documentos a producir se autocompleten.
Así mismo, en tercer término, podemos construir “documentos inteligentes”, por medio de condicionales en lenguaje Markdown, que muestren u oculten textos en función de unos datos y/o variables consignadas de forma previa en el expediente. Lo que permitiría consolidar en una única plantilla varias posibilidades. Por ejemplo, aunar tanto los informes favorables, como los desfavorables.
Y, en último término, podemos establecer secuencias de firma en los que el firmante no sea un empleado/cargo público, sino un sello de órgano. Eso sí, previa adaptación normativa, como ya vimos en su día, para, delegar en él su uso.
Así pues, con estos mimbres, podemos diseñar tareas de tipo documento, condicionadas a datos/valores previos, que se “lancen” solas, nos generen documentos, se firmen, y se finalicen, sin intervención humana.
Por ejemplo, podemos construir un modelo de requerimiento de subsanación de deficiencias, en el que, si parametrizamos una tarea previa de revisión de la documentación, consigamos automatizar un modelo en PDF apto que valga para cualquier casuística.
Ejecución sin intervención humana de un circuito de resolución
Llevado al extremo, se puede llegar incluso a automatizar la generación sucesiva de varios documentos, como, por ejemplo, los emanados del Circuito de Resolución.
El Circuito de Resolución es una herramienta central del expediente electrónico en Gestiona, en la cual se generan en cascada tres documentos: la propuesta de resolución, la resolución y la notificación. Es un proceso eficiente que hereda textos dándonos la garantía de notificar lo que se resuelva, y se resuelva lo que se proponga. Y, en caso de que esa resolución conlleve gasto, se fiscalice antes de ser resuelto, para evitar la omisión de la función interventora. De esta manera, nos ahorramos los ineficientes “copia-pega” que conllevan gran riesgo de error humano.
Así pues, mediante la tarea reglada de circuito de resolución, podremos preestablecer que se lance un determinado circuito en función de alguna casuística. Podemos diseñar una tarea previa de revisión en la cual el funcionario revise si una solicitud cumple los requisitos para ser otorgada o rechazada. En base a una simple pregunta en este sentido, podríamos estar desencadenando distintos circuitos de resolución: uno para conceder y otro para denegar.
Entraríamos, en este punto, en una interesante reflexión de cuáles son los procedimientos más adecuados para tal automatización. A mi juicio, entiendo que han de prevalecer aquellos en los que la toma de decisión se base en aspectos esencialmente objetivos, que puedan incluso sintetizarse, en preguntas de sí/no. Además, priorizar aquellos que sean más repetitivos o habituales.
Una vez definido esto, entraríamos a establecer los textos concretos que mostrar en cada tipo de circuito de resolución. Del mismo modo que hemos visto con el resto de tareas a ejecutar sin intervención humana, habría que tener claro los posibles textos condicionales y los datos/variables necesarios, y garantizar que dicha información esté cumplimentada con antelación a que se lance el circuito.
A este respecto, la personalización de datos del tesauro a usar en el procedimiento es vital. Sobre todo, pensando en parametrizar como obligatorios aquellos datos que desencadenen los flujos de la tramitación reglada: por ejemplo, la pregunta de “si hay que requerir subsanación de deficiencias” (que hemos visto en el epígrafe anterior), o la de “si hay que conceder o denegar”.
Del mismo modo, serán de obligada cumplimentación aquellos datos que queremos que se muestren en los documentos del circuito de resolución. Se recuerda que, bajo la filosofía de dato único, serán datos que incluso podremos heredar de la propia solicitud que cumplimente el propio ciudadano.
Estaremos caminando hacia una Administración, ya no sólo electrónica, sino verdaderamente automática
¿Dónde está el límite? Incluso que algunas de las preguntas que decanten si hay que conceder o denegar una solicitud se puedan llegar a responder automáticamente mediante consultas en bases de datos: por ejemplo ¿está el interesado empadronado? ¿está al corriente de pago? etc. Conforme vayamos avanzando en este viaje, estaremos caminando hacia una Administración, ya no sólo electrónica, sino verdaderamente automática.
Es fabuloso… que un expediente, en base a criterios objetivos previamente prefijados, se llegue a resolver sólo, sin intervención humana.
Dentro de la certificación de usuarios administradores de Gestiona, estamos capacitando a empleados públicos en este proceso
Cabe resaltar que, dentro de la certificación de usuarios administradores de Gestiona, estamos capacitando a empleados públicos en este proceso, por lo que os ofrecemos que os inscribáis en él.
Desde aquí, os animamos a explorar este proceso de normalización, simplificación y automatización. Una verdadera reingeniería del procedimiento administrativo en la que podamos sacar provecho a las posibilidades que nos ofrece la tecnología.
